Branche · Handwerk und Bau
Der Stundenzettel liegt im Transporter, die Rechnung wartet
Im Handwerk entsteht die Arbeit auf der Baustelle, die Abrechnung im Büro — und dazwischen liegen oft Tage. Wer schneller abrechnet, hat nicht mehr Umsatz, aber deutlich früher Geld auf dem Konto.
Was wir hören
Drei Sätze aus Handwerksbetrieben
Die Stundenzettel kommen, wenn sie kommen.
Freitagnachmittag, zerknittert, teils unleserlich. Und wer Montag krank wird, dessen Woche fehlt ganz. Die Rechnung geht dann eben nächste Woche raus.
So lösen wir das: Erfassung direkt auf der Baustelle über das Handy, auf den Auftrag gebucht. Am Freitagabend ist die Woche im Büro, nicht im Transporter.Bei Nachträgen steht Aussage gegen Aussage.
Der Kunde hat etwas dazubestellt, mündlich, auf der Baustelle. Vier Wochen später erinnert sich niemand mehr daran — und der Betrieb zahlt drauf.
So lösen wir das: Foto, kurze Notiz und Zeitstempel direkt am Auftrag. Kein Streit über das, was sichtbar dokumentiert ist.Bei der Zollkontrolle wurde es unangenehm.
Im Baugewerbe prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit die Arbeitszeitaufzeichnungen. Wer sie nicht innerhalb von sieben Tagen erstellt und zwei Jahre aufbewahrt, hat ein Problem.
So lösen wir das: Aufzeichnung entsteht taggleich und automatisch, mit Beginn, Ende und Dauer. Bei einer Kontrolle ist der Nachweis in Minuten da.Was sich konkret ändert
Vier Stellen, an denen es spürbar wird
Zeiten von der Baustelle
Kommen und Gehen aufs Handy, direkt auf den Auftrag. Auch ohne Empfang — die Daten werden nachgereicht, sobald wieder Netz da ist.
Bautagebuch und Fotos
Baustellenfotos, Aufmaße und Notizen landen beim Auftrag statt in der Galerie eines Privathandys. Bei Gewährleistung sind sie noch da.
Schneller abrechnen
Erfasste Stunden und Material gehen direkt in die Rechnung. Aus "nächste Woche" wird "übermorgen", und das wirkt sich sofort auf die Liquidität aus.
Nachweise für die Prüfung
Mindestlohn, Arbeitszeit, GoBD: Die Aufzeichnungen entstehen nebenbei und sind auf Knopfdruck exportierbar.
Pflichten, die im Bau besonders scharf sind
Wer kontrolliert was
| Pflicht | Grundlage | Was konkret verlangt wird |
|---|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnung | § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende, Dauer innerhalb von sieben Tagen; zwei Jahre aufbewahren |
| Erfassung der Arbeitszeit | BAG 13.09.2022, § 3 ArbSchG | System zur Erfassung für alle Beschäftigten, gilt seit 2022 |
| Sofortmeldung | § 28a SGB IV | Anmeldung am ersten Arbeitstag, vor Aufnahme der Tätigkeit |
| Ausweispflicht | § 2a SchwarzArbG | Personaldokumente auf der Baustelle mitführen |
| E-Rechnung | § 14 UStG | Empfang seit 2025; Versand ab 2027 bzw. 2028 je nach Vorjahresumsatz |
Viele Betriebe glauben, die Arbeitszeiterfassung komme erst mit dem neuen Arbeitszeitgesetz. Im Bau gilt die Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz aber schon seit Jahren — unabhängig davon, was der Gesetzgeber noch plant.
Wie so ein Projekt abläuft
Drei Schritte, ohne den Betrieb lahmzulegen
Mit einer Kolonne anfangen
Nicht der ganze Betrieb auf einmal. Eine Kolonne, vier Wochen, echte Aufträge. Was dort nicht funktioniert, funktioniert auch sonst nicht.
Auf die Mitarbeitende hören, die es benutzen
Wenn die Erfassung auf der Baustelle mehr als zwei Handgriffe braucht, wird sie umgangen. Das ist keine Disziplinfrage, sondern eine Frage der Bedienung.
Ausrollen, wenn es trägt
Erst wenn die erste Kolonne die App freiwillig benutzt, kommen die anderen dazu. Alles andere erzeugt nur Widerstand.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Unsere Mitarbeitende sind keine Computermenschen. Klappt das?
Meistens ja — wenn die Bedienung einfach genug ist. Wir zeigen Ihnen im Erstgespräch, wie viele Schritte das Kommen und Gehen braucht. Wenn es mehr als zwei sind, ist es das falsche System, und das sagen wir Ihnen auch.
Auf vielen Baustellen haben wir kein Netz.
Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Die Erfassung funktioniert offline und synchronisiert später. Wichtig ist nur, dass die App das wirklich kann — fragen Sie danach ausdrücklich, auch bei anderen Anbietern.
Wir sind acht Mitarbeitende. Lohnt sich das überhaupt?
Häufiger, als man denkt, aber nicht immer. Bei acht Mitarbeitern liegt der Nutzen selten im Dokumentenmanagement, sondern in der Zeiterfassung und der schnelleren Abrechnung. Wenn Sie ohnehin zügig abrechnen, sagen wir Ihnen, dass sich der Aufwand nicht rechnet.
Dürfen wir die Mitarbeiter per Handy orten?
Nur sehr eingeschränkt und nie heimlich. Eine Standortabfrage beim Ein- und Ausstempeln kann zulässig sein, eine dauerhafte Ortung praktisch nie. Hier braucht es eine klare Regelung und, wenn ein Betriebsrat da ist, dessen Zustimmung.
Was kostet das bei unserer Größe?
Zeiterfassung beginnt im niedrigen einstelligen Eurobereich pro Mitarbeiter und Monat, ein Dokumentenmanagement liegt deutlich darüber. Größenordnungen stehen auf Was kostet ein DMS.
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Einmal kurz durchsprechen?
Dreißig Minuten am Telefon, kostenlos. Sagen Sie uns, wie bei Ihnen abgerechnet wird — wir sagen Ihnen, wo die meiste Zeit verloren geht. Auch wenn die Antwort lautet: bei Ihnen läuft es gut.
