Dokumentenmanagement · DocuWare Authorized Partner
Dokumentenmanagement, das im Alltag wirklich ankommt
Ein DMS ist erst dann etwas wert, wenn niemand mehr im Aktenordner sucht. Wir bauen es so, dass Ihre Mitarbeitende es benutzen — und nicht umgehen.
Die Ausgangslage
Woran es im Mittelstand tatsächlich hängt
Die wenigsten Betriebe scheitern an der Technik. Sie scheitern daran, dass die Ablage weiter nebenher im Kopf einzelner Mitarbeitende läuft.
Wo liegt eigentlich der Lieferschein von März?
Gesucht wird im Ordner, im Mailpostfach, auf dem Netzlaufwerk und zur Not bei der Kollegin. Zehn Minuten pro Vorgang summieren sich über ein Jahr zu Wochen.
So lösen wir das: Volltextsuche über alle Dokumente, inklusive gescannter Belege. Wer den Vorgang kennt, findet ihn in Sekunden — auch im Urlaub der Kollegin.Bei uns findet man alles — solange Frau Meier da ist.
Wissen, das an einer Person hängt, fällt aus, wenn die Person ausfällt. Bei einer Prüfung mit Frist wird das zum echten Problem.
So lösen wir das: Feste Ablagelogik mit klaren Zuständigkeiten und Vertretungsregeln, im System hinterlegt statt im Kopf.Wir haben ein DMS, aber keiner nutzt es.
Der häufigste Grund: Die Ablage wurde am Schreibtisch entworfen und nicht am tatsächlichen Arbeitsablauf. Dann ist der alte Weg immer schneller.
So lösen wir das: Wir schauen uns zuerst an, wie Belege heute wirklich durchs Haus laufen, und bauen die Struktur danach. Erst dann wird eingerichtet.Die Prüfung steht an und wir wissen nicht, ob das reicht.
GoBD verlangt Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Vor allem Letztere fehlt fast überall.
So lösen wir das: Revisionssichere Ablage mit Änderungsprotokoll, hinterlegte Aufbewahrungsfristen und eine Verfahrensdokumentation, die zu Ihren echten Abläufen passt.Was wir einrichten
Vom Posteingang bis ins Archiv
Nicht jeder braucht alles. Wir fangen meist mit einem Bereich an, der spürbar weh tut, und erweitern danach.
Zentrale Ablage
Alle Dokumente an einem Ort, mit Volltextsuche über Inhalte statt nur über Dateinamen. Auch eingescannte Belege werden durchsuchbar.
Digitale Freigaben
Rechnungen, Verträge und Urlaubsanträge laufen als Workflow durchs Haus. Jeder sieht, was bei ihm liegt, und nichts bleibt in einem Postfach hängen.
Revisionssichere Archivierung
Unveränderbare Ablage mit Protokoll, Aufbewahrungsfristen im System hinterlegt und Datenexport für die Betriebsprüfung.
Sinnvolle Struktur
Ablagelogik und Suchbegriffe entlang Ihrer Vorgänge, nicht entlang eines Standardschemas. Das entscheidet, ob es benutzt wird.
Rechte und Vertretung
Wer darf was sehen, wer gibt frei, wer vertritt im Urlaub. Sauber geregelt und dokumentiert.
Anbindung ans Bestehende
Das DMS muss sich in Ihre Buchhaltung und Warenwirtschaft einfügen. Genau das planen wir vorher statt hinterher.
Der Weg dorthin
Wie ein DMS-Projekt bei uns abläuft
Realistisch sind wenige Wochen bis zum produktiven Start — vorausgesetzt, man beginnt mit einem Bereich statt mit allen gleichzeitig.
Belegwege aufnehmen
Wir gehen mit Ihnen durch, wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge heute tatsächlich laufen. Meist ein halber Tag, oft mit Aha-Momenten.
Struktur und Regeln festlegen
Ablagelogik, Suchbegriffe, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen. Hier entscheidet sich, ob das System später benutzt wird.
Einrichten und anbinden
System aufsetzen, Schnittstellen zur Buchhaltung herstellen, Scanner und Postfächer einbinden.
Mit einem Bereich starten
Meist der Rechnungseingang, weil der Nutzen dort am schnellsten sichtbar ist. Schulung für die Mitarbeitende, die täglich damit arbeiten.
Verfahrensdokumentation und Erweiterung
Schriftliche Dokumentation für die Prüfung, danach Schritt für Schritt weitere Bereiche.
Ehrlich gerechnet
Was ein DMS bringt — und was nicht
Wir rechnen Ihnen im Gespräch gern durch, ob sich das für Ihre Größe lohnt. Manchmal lautet die Antwort: noch nicht.
| Bereich | Was sich ändert | Woran Sie es merken |
|---|---|---|
| Suchen | Volltextsuche statt Ordnerlogik | Der Rückruf beim Kunden dauert keine zehn Minuten mehr, sondern eine |
| Rechnungseingang | Digitale Prüfung und Freigabe statt Umlaufmappe | Skontofristen werden wieder eingehalten, weil nichts liegen bleibt |
| Urlaub und Krankheit | Vertretung sieht dieselben Unterlagen | Vorgänge bleiben nicht liegen, bis jemand zurück ist |
| Betriebsprüfung | Belege und Export auf Knopfdruck | Die Prüfung kostet Tage statt Wochen Vorbereitung |
| Homeoffice | Zugriff unabhängig vom Schreibtisch | Es muss niemand ins Büro fahren, um einen Ordner zu holen |
| Was es nicht löst | Unklare Zuständigkeiten | Wer heute nicht weiß, wer freigibt, weiß es auch digital nicht — das klären wir vorher |
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Wie lange dauert die Einführung?
Für einen ersten Bereich — meist den Rechnungseingang — sind wenige Wochen realistisch. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern wie schnell die Entscheidungen zu Struktur und Zuständigkeiten fallen.
Müssen wir alte Ordner einscannen?
Nein, und meistens raten wir davon ab. Sinnvoll ist, ab einem Stichtag digital zu arbeiten und Altbestände nur bei Bedarf zu digitalisieren. Alles rückwirkend zu scannen kostet viel und bringt selten genug.
Ist das GoBD-konform?
Die Technik kann es sein, entscheidend ist aber die Umsetzung: unveränderbare Ablage, hinterlegte Fristen und vor allem eine Verfahrensdokumentation. Die schreiben wir mit Ihnen gemeinsam. Eine verbindliche steuerliche Beurteilung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrem Steuerberater.
Cloud oder eigener Server?
Beides geht. Die Entscheidung hängt an Ihrer IT-Landschaft, an bestehenden Verträgen und daran, wer den Betrieb übernimmt. Wir gehen die Kriterien mit Ihnen durch, statt Ihnen eine Variante zu verkaufen.
Können wir mit einem Bereich anfangen?
Das ist sogar der Regelfall und der Grund, warum Projekte gelingen. Wer alles auf einmal umstellt, überfordert die Mannschaft und verliert die Akzeptanz.
Gibt es dafür Fördermittel?
Möglich. In Bayern kommt der Digitalbonus in Frage, bundesweit der ERP-Förderkredit der KfW. Wichtig ist die Reihenfolge: erst beantragen, dann beauftragen. Unser Förder-Check ordnet das in drei Minuten ein.
Quellen und Stand: GoBD in der Fassung vom 14.07.2025
Einmal gemeinsam draufschauen
Dreißig Minuten, kostenlos. Wir sehen uns Ihre Belegwege an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein DMS für Sie rechnet und womit man anfangen sollte.
