Personalakte · § 8 BVV · Frist 1.1.2027
Digitale Personalakte: Ab 2027 reicht der Ordner im Schrank nicht mehr
Entgeltunterlagen müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch geführt werden. Die Ausnahmegenehmigung auf Papier läuft Ende 2026 aus — und wird nicht verlängert.
Die Frist
Was sich zum 1. Januar 2027 ändert
Das ist keine Empfehlung und kein Trend, sondern eine Verordnung. Wer heute noch Entgeltunterlagen in Papierform führt, hat bis Ende 2026 Zeit.
Papier war auf Antrag erlaubt
Arbeitgeber konnten sich beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der Pflicht zur elektronischen Führung befreien lassen. Viele Betriebe haben das getan.
Die Befreiung läuft aus
Erteilte Befreiungen gelten längstens bis zu diesem Tag. Neue Anträge werden nicht mehr bewilligt.
Elektronisch ist Pflicht
Prüfungsrelevante Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden — maschinell auswertbar und bei einer Betriebsprüfung sofort verfügbar. Rechtsgrundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung.
Ein Stapel eingescannter Sammel-PDFs genügt nicht. Verlangt werden eine revisionssichere Ablage mit Protokoll, jederzeitige maschinelle Auswertbarkeit und je Dokument eine eigene Datei — keine Zusammenfassungen. Zulässige Formate sind unter anderem PDF, TIFF, PNG, JPEG und BMP. Die Anforderungen orientieren sich an den GoBD.
Der Alltag dahinter
Was in der Personalabteilung wirklich weh tut
Die Verordnung ist der Anlass. Der Grund, warum sich das lohnt, ist ein anderer.
Wo ist der Arbeitsvertrag von Herrn Schöller?
Er ist entweder im Schrank, beim Steuerberater oder in einer Mappe, die jemand mit nach Hause genommen hat. Bei einer Prüfung wird das zum Problem.
So lösen wir das: Alle Unterlagen zu einer Person liegen an einem Ort, mit Volltextsuche und klarer Struktur — vom Vertrag über Nachträge bis zur Bescheinigung.Wer darf das eigentlich sehen?
Der Schlüssel zum Aktenschrank liegt in der Schublade, und wer ihn nimmt, sieht alles: Abmahnungen, Krankmeldungen, Gehaltsdaten der Kollegen.
So lösen wir das: Zugriff wird pro Dokumentart vergeben. Die Lohnbuchhaltung sieht Entgeltdaten, die Führungskraft sieht ihr Team, niemand sieht alles. Jeder Zugriff wird protokolliert.Die Frist ist abgelaufen — und die Akte liegt noch da.
Bewerbungsunterlagen von 2019, Abmahnungen aus einem beendeten Arbeitsverhältnis. Zu lange aufbewahrte Personaldaten sind selbst ein Verstoß.
So lösen wir das: Zu jedem Dokumenttyp ist die Frist hinterlegt. Das System meldet, was zu löschen ist, statt dass es jemand im Kopf behalten muss.Die Betriebsprüfung kommt.
Drei Tage Vorbereitung, Ordner schleppen, Kopien ziehen — und am Ende fehlt doch ein Nachweis.
So lösen wir das: Der Prüfer bekommt einen abgegrenzten Zugang oder einen Export. Was er sieht, bestimmen Sie.Fristen im Überblick
Wie lange was aufbewahrt werden muss
Die Fristen sind unterschiedlich — und genau deshalb geht es von Hand so oft schief. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung, aber sie zeigt die Größenordnung.
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage | Beginn |
|---|---|---|---|
| Lohnkonten und Entgeltabrechnungen | 6 Jahre | § 41 EStG, § 257 HGB | Ende des Jahres der letzten Eintragung |
| Sozialversicherungsunterlagen | 10 Jahre | § 28f SGB IV | Ende des Kalenderjahres |
| Arbeitsverträge | 3 Jahre | § 195 BGB | Ende des Arbeitsverhältnisses |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 ArbZG | Ende des Aufzeichnungszeitraums |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | 6 Monate | § 15 AGG, DSGVO | Zeitpunkt der Absage |
Viele Betriebe bewahren aus Vorsicht alles zehn Jahre auf. Das ist kein sicherer Weg, sondern ein eigener Verstoß: Personaldaten dürfen nach Artikel 5 DSGVO nur so lange gespeichert werden, wie es den Zweck erfordert. Zu lange ist genauso falsch wie zu kurz.
Bevor Sie etwas kaufen
Vier Fragen, die vorher geklärt sein sollten
Wer diese Punkte vorab beantwortet, spart im Projekt mehr Zeit, als jede Software je einbringt.
Wer darf was sehen?
Ein Berechtigungskonzept auf einer Seite: welche Rolle sieht welche Dokumentart. Ohne das wird jede Einführung zur Endlosdiskussion.
Ist der Betriebsrat eingebunden?
Eine digitale Personalakte ist mitbestimmungspflichtig, sobald sie Auswertungen über Beschäftigte ermöglicht — § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung früh aufzusetzen ist schneller, als sie später nachzuholen.
Was passiert mit dem Altbestand?
Alles nachträglich scannen ist teuer und selten nötig. Meist reicht: ab Stichtag digital, Altakten laufen über die Frist aus. Aktive Mitarbeitende können nachträglich erfasst werden.
Woher kommen die Daten?
Stammdaten sollten aus einem System kommen, nicht aus dreien. Klären Sie, ob die Personalakte der führende Ort ist oder die Lohnabrechnung.
Ehrlich bleiben
Wann Sie das Projekt verschieben sollten
Unter etwa 20 Beschäftigten
Dann ist der Aufwand oft größer als der Nutzen. Die BVV-Pflicht gilt zwar trotzdem, lässt sich aber häufig über die vorhandene Lohnsoftware oder den Steuerberater erfüllen.
Mitten im Lohnartenwechsel
Wer gerade das Abrechnungssystem tauscht, sollte nicht gleichzeitig die Aktenstruktur umstellen. Erst das eine, dann das andere.
Ohne geklärte Zuständigkeit
Wenn nicht feststeht, wer die Personalakte fachlich verantwortet, fehlt im Projekt der Entscheider — und es zieht sich.
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AnsehenHäufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Gilt die Pflicht ab 2027 für die ganze Personalakte?
Nein. § 8 der Beitragsverfahrensverordnung betrifft die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen — also alles, was die Deutsche Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung sehen will: Lohnkonten, Beitragsnachweise, Nachweise zu Beitragsfreiheit und Ähnliches. Arbeitsverträge oder Abmahnungen dürfen formal weiter in Papier liegen. In der Praxis führt kaum jemand zwei getrennte Akten, deshalb stellen die meisten Betriebe gleich alles um.
Reicht es, wenn wir die Unterlagen einfach einscannen?
Scannen allein genügt nicht. Gefordert sind eine revisionssichere Ablage mit Protokoll, maschinelle Auswertbarkeit und je Dokument eine eigene Datei. Ein Ordner voller Sammel-PDFs auf einem Netzlaufwerk erfüllt das nicht — weder die Unveränderbarkeit noch die Auswertbarkeit.
Dürfen Mitarbeitende ihre eigene Akte einsehen?
Ja. Nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz besteht ein Einsichtsrecht in die Personalakte, unabhängig davon, ob sie aus Papier oder digital ist. Zusätzlich gilt das Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO. Digital ist das meist einfacher zu erfüllen als mit einem Aktenschrank.
Was ist mit Krankmeldungen und Gesundheitsdaten?
Die gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO und brauchen einen engeren Zugriffskreis als der Rest der Akte. Praktisch heißt das: ein eigener Bereich, auf den nur ausgewählte Personen zugreifen dürfen, mit eigener Protokollierung. Die Diagnose selbst geht den Arbeitgeber ohnehin nichts an — nur die Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
Müssen wir die Papierakten nach dem Scannen vernichten?
Müssen nicht, dürfen aber — unter Bedingungen. Wer das Original vernichten will, braucht eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, die den Ablauf beschreibt und die Bildtreue sicherstellt. Ohne diese Dokumentation sollten Sie die Originale behalten. Bei Urkunden mit gesetzlicher Schriftform, etwa einer Befristung nach § 14 Absatz 4 TzBfG, bleibt das Papier ohnehin das Original.
Wie lange dauert die Einführung?
Bei geklärtem Berechtigungskonzept und ohne Nacherfassung des Altbestands rechnen wir mit vier bis acht Wochen. Kommt eine Betriebsvereinbarung dazu, bestimmt deren Verhandlungsdauer den Termin — nicht die Technik. Wer die Frist zum 1. Januar 2027 halten will, sollte im ersten Halbjahr 2026 anfangen.
Quellen und Stand: Beitragsverfahrensverordnung — § 8 BVV · Gesetze im Internet — § 83 BetrVG · Gesetze im Internet — § 28f SGB IV
Bis 2027 ist weniger Zeit, als es klingt
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BES Software & Digitalisierung — eine Marke der BES Systemhaus GmbH, Schwabach. Bundesweit tätig. Diese Seite ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
