Arbeitszeiterfassung: Halten Sie das aus?

21 Punkte zum Abhaken — von der Erfassungspflicht über Pausen und Ruhezeiten bis zum Datenschutz. Sie sehen sofort, wo es eng wird, und bekommen Ihren Stand auf Wunsch als PDF.

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1. Was heute schon gilt

Wir erfassen Beginn, Ende und Dauer der täglichen ArbeitszeitDas Bundesarbeitsgericht hat das am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Die Pflicht gilt seitdem, unabhängig von einer Gesetzesänderung.Die Erfassung umfasst alle Beschäftigten, auch im Homeoffice und im AußendienstAusgenommen sind im Wesentlichen leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG.Über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit wird gesondert aufgezeichnet§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.Bei geringfügig Beschäftigten erfassen wir innerhalb von sieben Tagen§ 17 Mindestlohngesetz. Gilt auch für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen — Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung und weitere.Die Aufzeichnungen sind bei einer Kontrolle sofort vorzeigbarWer einer behördlichen Anordnung nicht nachkommt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.

2. Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden wird überwachtZehn Stunden sind zulässig, wenn im Schnitt von sechs Monaten acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).Ruhepausen werden erfasst und tatsächlich genommenMindestens 30 Minuten ab sechs Stunden, 45 Minuten ab neun Stunden (§ 4 ArbZG). Eine Pause im System, die niemand nimmt, hilft im Streitfall nicht.Die Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Schichten wird eingehalten§ 5 ArbZG. Die abendliche Mail um 22 Uhr und der Start um 7 Uhr sind bereits eine Verletzung.Das System warnt, bevor eine Grenze überschritten wirdEin Bericht am Monatsende zeigt Verstöße, verhindert sie aber nicht.Sonntags- und Feiertagsarbeit ist gesondert erfasst und begründet§§ 9 bis 11 ArbZG mit Ersatzruhetagen.

3. Vertrauensarbeitszeit und Mitbestimmung

Uns ist klar, dass Vertrauensarbeitszeit die Erfassungspflicht nicht aufhebtErfasst werden muss trotzdem. Was bleibt, ist die freie Lage der Arbeitszeit — nicht die Freiheit, nichts aufzuschreiben.Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden, die Kontrolle bleibt beim ArbeitgeberSie dürfen selbst eintragen. Sie zu überprüfen und bei Auffälligkeiten einzuschreiten, bleibt Ihre Aufgabe.Der Betriebsrat war eingebunden, bevor das System eingeführt wurdeMitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil das System zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung geeignet ist. Ob es dazu genutzt wird, spielt keine Rolle.Es gibt eine Betriebsvereinbarung oder eine schriftliche Regelung zur ZeiterfassungSie regelt, was erfasst wird, wer es sieht, wie korrigiert wird und wann gelöscht wird.

4. Datenschutz und Aufbewahrung

Nur wer es braucht, sieht die ZeitdatenFührungskraft für das eigene Team, Personalabteilung für die Abrechnung. Ein offener Zugriff für alle ist nicht zulässig.Es gibt festgelegte Löschfristen für ZeitdatenZwei Jahre für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen. Danach ohne anderen Grund löschen.Die Zeiterfassung ist im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasstArt. 30 DSGVO. Fehlt sie dort, fällt das bei jeder Prüfung sofort auf.Bei biometrischer Erfassung gibt es eine Rechtsgrundlage und eine AlternativeFingerabdruck ist ein besonderes personenbezogenes Datum nach Art. 9 DSGVO. Ohne freiwillige Einwilligung und eine gleichwertige Alternative wird es schwierig.

5. Was noch kommt

Uns ist bekannt, dass die Novelle des Arbeitszeitgesetzes noch nicht verabschiedet istStand September 2026 liegt ein Referentenentwurf des BMAS vor, in Kraft ist er nicht. Die Pflicht aus dem BAG-Beschluss besteht davon unabhängig schon heute.Wir könnten kurzfristig auf elektronische Erfassung umstellenDer Entwurf sieht die elektronische Form als Standard vor, mit gestaffelten Übergangsfristen und Erleichterungen für Kleinstbetriebe.Die Erfassung geschieht am Tag der Arbeitsleistung, nicht rückwirkend am MonatsendeDas ist im Entwurf so vorgesehen und entspricht schon heute der sicheren Praxis.

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Häufiger Irrtum

"Wir warten, bis das Gesetz kommt"

Das ist der teuerste Satz zu diesem Thema. Die Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen, folgt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz — also aus geltendem Recht. Die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes würde regeln, wie erfasst wird, nicht ob. Wer bis heute gar nicht erfasst, ist nicht im Wartezustand, sondern im Verzug.

Was das praktisch bedeutet

Im Streit um Überstunden liegt die Darlegungslast faktisch bei dem, der Aufzeichnungen hat. Fehlen sie, wird die Schätzung des Beschäftigten schnell zur Grundlage.

Zum Nachlesen

Quellen und Stand: Bundesarbeitsgericht — Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 · Gesetze im Internet — Arbeitszeitgesetz · Gesetze im Internet — § 17 MiLoG · IHK Rhein-Neckar — Arbeitszeiterfassung, Gesetzesstand

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