Branche · Dienstleistung und Beratung
Sie verkaufen Zeit. Wissen Sie, wo sie hingeht?
In Dienstleistungsunternehmen ist die erfasste Stunde die Ware. Wer ungenau erfasst, verschenkt Umsatz — und merkt es erst, wenn das Projekt im Nachhinein durchgerechnet wird.
Was wir hören
Drei Sätze aus Agenturen, Kanzleien und Beratungen
Am Monatsende rekonstruieren wir die Stunden.
Aus dem Kalender, aus dem Postausgang, aus der Erinnerung. Was dabei herauskommt, ist im Zweifel weniger als tatsächlich gearbeitet wurde — nie mehr.
So lösen wir das: Erfassung am Vorgang, während gearbeitet wird. Wer es sich zur Gewohnheit macht, findet am Monatsende regelmäßig zehn bis zwanzig Prozent mehr abrechenbare Zeit.Wir wissen erst hinterher, ob sich das Projekt gelohnt hat.
Das Angebot war eine Schätzung, die Nachkalkulation kommt Monate später — wenn sie überhaupt kommt. Bis dahin ist das nächste Angebot mit derselben Schätzung raus.
So lösen wir das: Soll und Ist stehen nebeneinander, während das Projekt läuft. Wenn das Budget bei siebzig Prozent steht und die Hälfte der Arbeit fehlt, sehen Sie das rechtzeitig.Die Kündigungsfrist war letzte Woche.
Rahmenverträge, Lizenzen, Wartungsverträge — mit automatischer Verlängerung, wenn niemand rechtzeitig kündigt. Die Frist steht in einem PDF auf einem Netzlaufwerk.
So lösen wir das: Vertragsakte mit Fristen und Erinnerung. Sechs Wochen vor Ablauf kommt eine Mail an die Person, die entscheiden darf.Was sich konkret ändert
Vier Stellen, an denen es spürbar wird
Zeit am Vorgang, nicht im Nachhinein
Start und Stopp am Projekt, auch mobil. Die Erfassung muss so schnell gehen, dass sie im Arbeitsfluss passiert — sonst passiert sie gar nicht.
Projekte mit Soll und Ist
Budget, verbrauchte Zeit, offene Leistungen. Sichtbar während das Projekt läuft, nicht drei Monate danach.
Vertragsakte mit Fristen
Laufzeiten, Kündigungsfristen, Preisanpassungsklauseln — mit Erinnerung, bevor sich etwas automatisch verlängert.
Abrechnung ohne Nachbereitung
Aus erfassten Zeiten und Auslagen entsteht der Rechnungsvorschlag. Was nicht abrechenbar ist, wird begründet, nicht vergessen.
Der Punkt, an dem es meistens scheitert
Nicht die Software, die Gewohnheit
Zeiterfassung in wissensbasierten Berufen scheitert fast nie an der Technik. Sie scheitert daran, dass das Erfassen als Kontrolle empfunden wird — und dass es zu lange dauert. Beides lässt sich verändern, aber nicht durch die Auswahl eines anderen Werkzeugs. Wer die Auswertung nutzt, um Projekte besser zu kalkulieren, bekommt Mitarbeit. Wer sie nutzt, um Anwesenheit zu bewerten, bekommt schöne Zahlen ohne Aussagekraft.
Die Auswertung gehört zuerst denen, die die Zeit erfassen. Wer selbst sieht, wie viel von der eigenen Woche in unbezahlte Nacharbeit fließt, erfasst freiwillig genauer.
Auch bei Ihnen gelten die Pflichten
Auch ohne Produktion und Lager
| Thema | Was gilt | Häufige Lücke |
|---|---|---|
| Arbeitszeiterfassung | Pflicht seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 | "Wir haben Vertrauensarbeitszeit" — hebt die Pflicht nicht auf |
| E-Rechnung | Empfang seit 2025, Versand ab 2027 bzw. 2028 | Rechnungsprogramm kann kein EN 16931 |
| GoBD | Unveränderbare Ablage, Verfahrensdokumentation | Belege im Mailpostfach statt im Archiv |
| Aufbewahrung | § 147 AO, § 257 HGB | Verträge auf privaten Laufwerken |
| Beschäftigtendaten | § 26 BDSG, Art. 30 DSGVO | Personalunterlagen ohne Berechtigungskonzept |
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Wir arbeiten mit Vertrauensarbeitszeit. Müssen wir trotzdem erfassen?
Ja. Vertrauensarbeitszeit regelt, wann gearbeitet wird — nicht, ob aufgezeichnet wird. Die Erfassungspflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz und gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022. Erfassen dürfen die Beschäftigten selbst; die Kontrolle bleibt beim Arbeitgeber.
Unsere Mitarbeitende wehren sich gegen Zeiterfassung.
Das ist verständlich, wenn sie als Kontrollinstrument eingeführt wird. Unsere Erfahrung: Wer die Auswertung zuerst den Erfassenden gibt und daraus bessere Kalkulationen macht statt Anwesenheitsstatistiken, bekommt deutlich weniger Widerstand.
Brauchen wir ein DMS, oder reicht Zeiterfassung?
Bei vielen Beratungen und Agenturen reicht zunächst die Zeiterfassung mit Projektauswertung. Ein Dokumentenmanagement lohnt sich, sobald Verträge mit Fristen, Ausschreibungsunterlagen oder aufbewahrungspflichtige Projektakten dazukommen. Wir sagen Ihnen ehrlich, wenn der zweite Schritt noch warten kann.
Wie ist das mit der Mitbestimmung?
Ein System, das zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung geeignet ist, ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig — unabhängig davon, ob Sie es dafür nutzen wollen. Wo ein Betriebsrat besteht, gehört er von Anfang an in das Projekt.
Was kostet das?
Zeiterfassung liegt im niedrigen einstelligen Eurobereich pro Nutzer und Monat. Kommt ein Dokumentenmanagement dazu, wird es deutlich mehr — Größenordnungen finden Sie auf Was kostet ein DMS.
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Wie viele Stunden gehen Ihnen im Monat verloren?
Die meisten Unternehmen unterschätzen diese Zahl deutlich. Dreißig Minuten, kostenlos — wir rechnen sie mit Ihnen einmal grob durch.
