Branche · Handel und Großhandel
Zweitausend Eingangsrechnungen im Monat, drei Mitarbeitende in der Buchhaltung
Im Handel entscheidet nicht die Marge allein, sondern wie schnell ein Beleg durchs Haus geht. Wer Skonto verliert, weil eine Rechnung in einer Umlaufmappe liegt, verschenkt Geld, das schon verdient war.
Was wir hören
Drei Sätze aus Handelsunternehmen
Skonto ist wieder durch.
Die Rechnung kam am Zweiten, lag bis zum Neunten bei der Freigabe, wurde am Vierzehnten gebucht. Drei Prozent auf einen fünfstelligen Betrag, jeden Monat mehrfach.
So lösen wir das: Eingangsrechnung wird am Eingangstag erfasst, automatisch dem Lieferanten und der Bestellung zugeordnet und in den Freigabeweg gegeben. Das System erinnert, bevor die Skontofrist läuft.Wir gleichen Lieferschein und Rechnung von Hand ab.
Bei dreistelligen Positionszahlen pro Lieferung wird das zur Lebensaufgabe — und Abweichungen fallen erst auf, wenn der Lieferant mahnt.
So lösen wir das: Automatischer Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Nur was abweicht, landet auf dem Tisch eines Menschen.Bei einer Reklamation suchen wir eine halbe Stunde.
Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mailverkehr — alles an unterschiedlichen Orten, manches nur im Postfach einer Kollegin.
So lösen wir das: Alle Belege zu einem Vorgang liegen zusammen und sind über Kunde, Auftrag oder Artikelnummer auffindbar. Auch die E-Mail dazu.Was sich konkret ändert
Vier Stellen, an denen es spürbar wird
Rechnungen in Masse
Auslesen von Lieferant, Betrag, Nummer und Positionen — auch bei mehrseitigen Sammelrechnungen. Was eindeutig ist, läuft ohne Zutun durch.
Freigabe mit Vertretung
Betragsgrenzen, Vier-Augen-Prinzip, Eskalation bei Abwesenheit. Der Urlaubsfall bringt den Ablauf nicht zum Stehen.
Alles zum Vorgang an einem Ort
Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Mailverkehr. Suchbar nach Kunde, Auftrag, Artikel oder Volltext.
E-Rechnung ohne Sonderweg
XRechnung und ZUGFeRD werden wie jeder andere Beleg behandelt — gelesen, geprüft, archiviert. Kein zweiter Prozess daneben.
Was das in Zahlen heißt
Eine Rechnung, zwei Wege
Die Zahlen unten sind kein Werbeversprechen, sondern die Größenordnung, die wir in Handelsprojekten sehen. Ihr Ausgangswert kann deutlich darüber oder darunter liegen.
| Schritt | Mit Papier und Mail | Mit durchgängigem Ablauf |
|---|---|---|
| Eingang bis Erfassung | 1 bis 3 Tage | am selben Tag |
| Erfassung bis Freigabe | 3 bis 8 Tage | 1 bis 2 Tage |
| Suchen eines Belegs | 5 bis 20 Minuten | unter einer Minute |
| Skonto genutzt | wenn es zeitlich passt | planbar |
| Prüfung durch das Finanzamt | Ordner zusammensuchen | gefiltert exportieren |
Der größte Effekt liegt selten in der eingesparten Arbeitszeit, sondern im Skonto. Wer 1.500 Rechnungen im Monat hat und nur bei jeder zehnten zwei Prozent verliert, redet über eine Summe, die ein DMS-Projekt in unter einem Jahr trägt.
Wie so ein Projekt abläuft
Vier Schritte
Zahlen auf den Tisch
Wie viele Eingangsrechnungen kommen monatlich, wie viele davon mit Bestellbezug, wie viele Lieferanten schicken bereits strukturiert? Ohne diese Zahlen ist jedes Angebot geraten.
Test mit Ihren echten Belegen
Wir lassen die Erkennung an zwanzig Rechnungen aus Ihrem Posteingang laufen, nicht an Musterdokumenten. Sie sehen die Trefferquote, bevor Sie etwas unterschreiben.
Eingangsrechnung zuerst
Der Prozess mit dem größten Hebel geht als erster produktiv, meist nach vier bis sechs Wochen.
Dann der Rest
Verträge, Personalunterlagen, Kundenkorrespondenz. Die Struktur steht, das geht schneller.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Funktioniert das mit unserer Warenwirtschaft?
In den meisten Fällen ja. Entscheidend ist nicht der Name des Systems, sondern ob es eine nutzbare Schnittstelle oder wenigstens einen Export gibt. Fragen Sie uns mit dem konkreten System — wir sagen Ihnen, ob es geht, und wenn nicht, sagen wir das auch.
Wie gut ist die automatische Erkennung wirklich?
Bei Lieferanten, von denen regelmäßig Rechnungen kommen, sehr gut — das System lernt das Layout. Bei einmaligen Lieferanten mit ungewöhnlichem Aufbau schlechter. Deshalb testen wir mit Ihren eigenen Belegen, bevor wir eine Zahl nennen.
Was ist mit Rechnungen, die wir per EDI bekommen?
Die laufen weiter über EDI. Wichtig ist nur: EDI-Formate, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, müssen bis Ende 2027 abgelöst oder angepasst sein. Das ist ein Punkt, den viele Handelshäuser noch vor sich herschieben.
Wir haben mehrere Standorte. Geht das zentral?
Ja, und das ist meist der größte Gewinn: Ein Beleg, der in Standort A eingeht, ist in Standort B sofort sichtbar. Ob die Ablage in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server liegt, ist eine eigene Entscheidung.
Und wenn wir in zwei Jahren wechseln wollen?
Dann brauchen Sie einen Export in einem offenen Format. Das ist die wichtigste Frage bei jeder Auswahl, und sie steht bei uns auf der Checkliste zur DMS-Auswahl — auch wenn sie uns selbst am unbequemsten ist.
Lassen Sie uns mit Ihren Rechnungen testen
Schicken Sie uns zwanzig echte Eingangsrechnungen, wir zeigen Ihnen die Erkennungsquote. Kostenlos und ohne Verpflichtung — und Sie bekommen die Dateien danach zurück oder wir löschen sie.
