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1. Empfang — gilt seit 1. Januar 2025

Wir können E-Rechnungen im strukturierten Format entgegennehmenXRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine reine PDF-Annahme genügt nicht — die Pflicht gilt seit 2025 ohne Übergangsfrist.Es gibt eine feste E-Mail-Adresse oder ein Postfach für RechnungseingängeDamit Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern versanden, wenn jemand im Urlaub ist.Unsere Lieferanten kennen diese AdresseEin kurzer Hinweis an die wichtigsten Lieferanten erspart später Suchen und Mahnungen.Wir können den strukturierten Datensatz auch lesen, nicht nur speichernEine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne Anzeigeprogramm sieht Ihre Buchhaltung nur Code.

2. Archivierung — das wird bei Prüfungen teuer

Das Original wird in der Form aufbewahrt, in der es eingegangen istEine eingegangene XRechnung muss als XRechnung erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein PDF daraus genügt nicht (§ 147 AO).Die Aufbewahrung ist revisionssicher, also unveränderbar und protokolliertEin Ordner auf dem Netzlaufwerk erfüllt das nicht, weil Dateien dort überschrieben werden können.Rechnungen sind innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit auffindbarAcht Jahre für Buchungsbelege, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist.Es gibt eine Verfahrensdokumentation zum RechnungseingangSie beschreibt, wie eine Rechnung von der Ankunft bis zur Archivierung behandelt wird. Fehlt sie, wird es bei der Prüfung unangenehm.

3. Versand — die Fristen 2027 und 2028

Wir wissen, ob wir 2027 oder 2028 versenden müssenAb 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle übrigen.Unser System kann E-Rechnungen im Format EN 16931 erzeugenPrüfen Sie das aktiv beim Hersteller. „PDF per E-Mail“ ist keine E-Rechnung.Bestehende EDI-Verfahren sind geprüftEDI-Formate, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, müssen bis Ende 2027 abgelöst oder angepasst sein.Stammdaten sind vollständig: Leitweg-IDs, Steuernummern, BankdatenUnvollständige Stammdaten sind der häufigste Grund, warum eine E-Rechnung beim Empfänger abgelehnt wird.

4. Ausnahmen — was Sie nicht betrifft

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommenHier gilt die Pflicht nicht. Trotzdem sinnvoll, sie im selben Ablauf zu behandeln.Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommenDie Pflicht betrifft nur Geschaefte zwischen inländischen Unternehmen.Uns ist klar, dass Zustimmung des Empfängers nicht mehr nötig istFür den Empfang von E-Rechnungen gilt seit 2025 keine Zustimmungspflicht mehr.

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2. Archivierung — das wird bei Prüfungen teuer

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