Branche · Produktion und Fertigung
Wenn der Prüfbericht im Ordner liegt und der Auditor wartet
Fertigende Unternehmen ersticken nicht an zu wenig Dokumentation, sondern an zu viel — verteilt auf Ordner, Netzlaufwerke und Postfächer. Wir sorgen dafür, dass Zeichnung, Prüfzeugnis und Lieferschein zu dem Auftrag gehören, zu dem sie gehören.
Was wir hören
Drei Sätze, die wir in Fertigungsbetrieben ständig hören
Wir finden das Prüfzeugnis zur Charge nicht mehr.
Werkszeugnisse nach EN 10204 kommen als PDF per Mail, als Papier im Karton oder gar nicht. Wer sie beim Wareneingang nicht sofort dem Los zuordnet, sucht sie Jahre später in der Reklamation.
So lösen wir das: Zeugnis wird beim Wareneingang gescannt oder aus der Mail gezogen und automatisch an Lieferant, Charge und Bestellung gehängt. In der Reklamation ist es zwei Klicks entfernt.Es wurde nach einer alten Zeichnung gefertigt.
Der teuerste Fehler in der Fertigung entsteht nicht an der Maschine, sondern an der Stelle, wo jemand eine PDF aus dem Netzlaufwerk zieht, die seit zwei Revisionen überholt ist.
So lösen wir das: Dokumentenlenkung nach ISO 9001: Es gibt genau einen gültigen Stand, alte Revisionen sind archiviert, aber nicht mehr auffindbar, wenn jemand nach der aktuellen sucht.Die Stunden aus der Spätschicht kommen freitags auf Zetteln.
Drei Schichten, Zulagen, Zeitkonten, Feiertage — und am Monatsende sitzt jemand mit dem Taschenrechner daran. Fehler hier kosten nicht nur Geld, sondern Vertrauen.
So lösen wir das: Terminals in der Halle oder Erfassung am Auftrag, Zuschläge und Zeitkonten rechnet das System. Die Lohnbuchhaltung bekommt eine Datei statt eines Stapels.Was sich konkret ändert
Vier Stellen, an denen es spürbar wird
Wareneingang mit Zeugnis
Lieferschein und Werkszeugnis werden beim Eingang erfasst und der Bestellung zugeordnet. Fehlt ein Zeugnis, fällt das sofort auf und nicht erst im Audit.
Zeichnungen mit einem gültigen Stand
Freigabeworkflow, Revisionshistorie, Verteilerliste. Wer eine Zeichnung öffnet, sieht die gültige — auch am Terminal in der Halle.
Schichtzeiten ohne Zettel
Erfassung am Terminal, an der Maschine oder mobil. Zuschläge, Zeitkonten und Pausen rechnet das System, die Auswertung geht an die Lohnbuchhaltung.
Audit ohne Wochenendschicht
ISO 9001, IATF 16949 oder Kundenaudit: Nachweise sind nach Auftrag, Charge und Datum filterbar. Die Vorbereitung dauert Stunden statt Tage.
Wie so ein Projekt abläuft
Vier Schritte, keine Produktionsunterbrechung
Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit dem Prozess, der am meisten weh tut. Meist ist das der Wareneingang oder die Rechnungsprüfung.
Mitgehen, nicht präsentieren
Ein halber Tag im Betrieb: Wareneingang, Arbeitsvorbereitung, Buchhaltung. Wir schauen zu, wie es heute läuft, statt zu fragen, wie es laufen sollte.
Ein Prozess, sauber zu Ende
Statt alles gleichzeitig: ein Ablauf komplett, mit echten Belegen, in echter Umgebung. Nach vier bis sechs Wochen läuft der produktiv.
Die anderen hinterher
Sind die ersten Belege im System, gehen die weiteren Prozesse deutlich schneller. Die Struktur steht ja schon.
Übergabe an Ihre Mitarbeitende
Schulung in kleinen Gruppen, direkt am Arbeitsplatz. Wer den Wareneingang macht, braucht keine Schulung zur Personalakte.
Anforderungen, die in der Fertigung gelten
Nicht jede betrifft jeden
| Thema | Was gefordert ist | Wo es im Alltag hängt |
|---|---|---|
| Rückverfolgbarkeit | Zuordnung von Material, Charge und Prüfnachweis zum Endprodukt | Zeugnisse liegen getrennt von der Bestellung |
| Dokumentenlenkung (ISO 9001) | Nur freigegebene, aktuelle Dokumente sind in Gebrauch | PDF-Kopien auf mehreren Laufwerken |
| E-Rechnung | Empfang strukturiert seit 2025, Versand ab 2027 bzw. 2028 | ERP kann XRechnung nicht erzeugen |
| GoBD | Unveränderbare Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation | Verfahrensdokumentation fehlt ganz |
| Arbeitszeiterfassung | Beginn, Ende, Dauer — auch im Schichtbetrieb | Zettelwirtschaft, Zuschläge manuell |
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Müssen wir dafür unser ERP wechseln?
Nein, und das raten wir in den meisten Fällen auch ab. Ein Dokumentenmanagement legt sich neben das ERP, nicht an dessen Stelle. Wir binden es über die vorhandene Schnittstelle an — der Auftrag bleibt im ERP, die Belege dazu liegen im DMS und sind aus dem ERP heraus aufrufbar.
Unsere Halle hat kein WLAN. Geht das trotzdem?
Ja. Terminals lassen sich verkabelt betreiben, und die Erfassung funktioniert auch offline mit späterer Synchronisation. Wir schauen uns im Erstgespräch an, was bei Ihnen vorhanden ist — oft ist weniger nötig, als befürchtet.
Wir haben noch alte Zeichnungen in Papier. Muss das alles gescannt werden?
Nein. Wir empfehlen fast immer, mit dem laufenden Geschäft anzufangen und Altbestände nur dann zu digitalisieren, wenn sie noch gebraucht werden. Alles auf einmal zu scannen ist teuer und bringt im ersten Jahr am wenigsten.
Wie lange dauert so etwas realistisch?
Der erste Prozess ist in vier bis sechs Wochen produktiv, wenn die Entscheidungen intern schnell fallen. Was Projekte in der Fertigung verzögert, ist selten die Technik, sondern die Frage, wer welche Freigabe erteilen darf.
Was kostet das?
Wir veröffentlichen Preise, weil fast niemand in diesem Markt das tut. Eine Größenordnung finden Sie auf der Seite Was kostet ein DMS. Belastbar wird es erst, wenn wir wissen, wie viele Belege bei Ihnen monatlich anfallen.
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Sollen wir einmal mitlaufen?
Ein halber Tag in Ihrem Betrieb, kostenlos und unverbindlich. Danach sagen wir Ihnen, welcher Prozess bei Ihnen das meiste Geld kostet — auch dann, wenn die Antwort lautet, dass Sie kein DMS brauchen.
