Branche · Öffentliche Hand
E-Akte, XRechnung, Aktenplan — und der Papierlauf daneben
Kommunen und öffentliche Einrichtungen digitalisieren nicht, weil es sich rechnet, sondern weil es vorgeschrieben ist. Das macht die Sache nicht einfacher: Die Anforderungen sind höher, die Fristen fest und der Aktenplan bleibt.
Was wir hören
Drei Sätze aus Verwaltungen
Wir haben die E-Akte — und daneben läuft der Papierlauf weiter.
Die Software ist eingeführt, die Schulung war, und trotzdem wandert die Umlaufmappe. Weil ein Schritt im digitalen Weg fehlt oder länger dauert als der Gang über den Flur.
So lösen wir das: Wir schauen uns an, an welcher Stelle der digitale Weg abreißt. Meist ist es genau einer — und wenn der geschlossen ist, hört der Papierlauf von selbst auf.Bei Rechnungen an uns stimmt die Leitweg-ID nicht.
Lieferanten schicken XRechnungen mit falscher oder fehlender Leitweg-ID, die Rechnung landet nirgends und der Lieferant mahnt.
So lösen wir das: Klare Veröffentlichung der Leitweg-IDs, Prüfung beim Eingang und ein definierter Weg für Rechnungen, die nicht zugeordnet werden können.Die Aufbewahrungsfristen kennt nur eine Kollegin.
Aktenplan, Aussonderung, Anbietung ans Archiv — das Wissen hängt an einzelnen Personen. Wenn die in Rente geht, geht es mit.
So lösen wir das: Fristen und Aussonderungsregeln werden im System hinterlegt, nicht im Kopf. Das System schlägt vor, entschieden wird weiterhin von Menschen.Was sich konkret ändert
Vier Stellen, an denen es spürbar wird
Eingangsrechnungen nach Norm
XRechnung und ZUGFeRD werden geprüft, der Leitweg-ID zugeordnet und in den Freigabeweg gegeben. Was nicht zuzuordnen ist, fällt sofort auf.
Ein Weg statt zwei
Der digitale Laufweg wird an der Stelle repariert, an der er heute abreißt. Erst dann hört der Papierlauf daneben auf.
Aktenplan bleibt Aktenplan
Ihre Aktenzeichen und Ihre Struktur bleiben. Dazu kommt Volltextsuche über gescannte Vorgänge.
Fristen und Aussonderung
Aufbewahrung, Anbietung und Aussonderung nach Ihren Regeln — nachvollziehbar protokolliert.
Der Rahmen
Was für die öffentliche Hand zusätzlich gilt
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Einrichtung erheblich. Die Tabelle nennt die Themen, die in Gesprächen am häufigsten vorkommen — sie ersetzt keine Prüfung Ihres konkreten Falls.
| Thema | Worum es geht | Was in der Praxis hängt |
|---|---|---|
| E-Rechnung an die Verwaltung | XRechnung mit Leitweg-ID | IDs sind nicht veröffentlicht oder nicht gepflegt |
| E-Akte | Elektronische Aktenführung | Eingeführt, aber der Papierlauf läuft parallel weiter |
| Aufbewahrung und Aussonderung | Archivgesetze der Länder, Aktenordnung | Wissen hängt an einzelnen Personen |
| Barrierefreiheit | BITV 2.0 für öffentliche Stellen | Formulare und PDF sind nicht barrierefrei |
| Datenschutz | DSGVO und Landesdatenschutzgesetze | Berechtigungskonzept fehlt oder ist veraltet |
| Vergabe | Unterschwellenvergabeordnung, VgV | Vergabeunterlagen liegen getrennt vom Vorgang |
Wie wir arbeiten
Drei Dinge, die uns von großen Häusern unterscheiden
Wir fangen bei einem Vorgang an
Kein Großprojekt mit Lenkungskreis. Ein Vorgangstyp, sauber zu Ende gedacht, in echter Umgebung. Was dort funktioniert, lässt sich übertragen.
Wir reden mit den Sachbearbeitern
Nicht nur mit der Amtsleitung. Wer den Vorgang bearbeitet, weiß genau, an welcher Stelle der digitale Weg länger dauert als der Gang über den Flur.
Wir sagen auch ab
Wenn ein Vorhaben im Rahmen einer Ausschreibung besser bei einem großen Anbieter aufgehoben ist, sagen wir das. Ein Projekt, das uns überfordert, hilft niemandem.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Wir haben schon ein Dokumentenmanagement. Bringt ein Wechsel etwas?
Oft nicht. Wenn das vorhandene System die Anforderungen erfüllt und nur schlecht eingerichtet ist, ist ein Wechsel die teuerste Lösung für ein Problem, das an anderer Stelle liegt. Wir schauen uns zuerst an, woran es tatsächlich hängt.
Müssen wir ausschreiben?
Das hängt vom Auftragswert und Ihrem Landesrecht ab. Unterhalb der Schwellenwerte gibt es je nach Land vereinfachte Verfahren. Das ist eine Frage für Ihre Vergabestelle, nicht für uns — wir richten uns nach dem Verfahren, das Sie wählen.
Wo liegen die Daten?
Das entscheiden Sie. Bei öffentlichen Stellen ist der eigene Server oder ein Rechenzentrum in Deutschland häufig die Vorgabe. Die Abwägung haben wir auf Cloud oder eigener Server aufgeschrieben.
Wie ist das mit der Barrierefreiheit?
Öffentliche Stellen unterliegen der BITV 2.0. Das betrifft vor allem Ihre Formulare und veröffentlichten Dokumente. Ein Dokumentenmanagement macht bestehende PDF nicht automatisch barrierefrei — wer das behauptet, verkauft Ihnen etwas.
Arbeiten Sie mit Personalräten zusammen?
Ja, und wir empfehlen ausdrücklich, den Personalrat vor der Systemauswahl einzubinden, nicht danach. Systeme, die zur Leistungsüberwachung geeignet sind, sind mitbestimmungspflichtig — später nachzuholen kostet Monate.
Wo reißt bei Ihnen der digitale Weg ab?
Dreißig Minuten, kostenlos und ohne Vertriebsgespräch. Meist ist es genau eine Stelle — und die lässt sich benennen, bevor irgendjemand über Software redet.
