Projektbeispiele
So sehen unsere Projekte von innen aus
Sechs typische Abläufe aus den Branchen, in denen wir arbeiten — jeweils mit der Ausgangslage, dem was wir konkret tun und dem, woran Sie merken würden, dass es wirkt.
Vorab
Warum hier keine Firmennamen stehen
Was Sie unten lesen, ist aus dem zusammengesetzt, was uns in der jeweiligen Branche immer wieder begegnet. Es beschreibt keinen bestimmten Kunden, und es stehen keine gemessenen Prozentzahlen darin. Wir veröffentlichen keine Referenz, ohne dass der Kunde zugestimmt hat — und erfundene Erfolgszahlen wären genau die Anbieterprosa, gegen die der Rest dieser Seite geschrieben ist. Wenn Sie mit jemandem sprechen möchten, der ein vergleichbares Projekt hinter sich hat, fragen Sie uns im Erstgespräch danach. Wir fragen dann bei passenden Kunden an.
Sechs Branchen
Wo es typischerweise klemmt — und was wir daran ändern
Suchen Sie sich den Fall, der Ihrem am nächsten kommt. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge.
Produktion und Metallverarbeitung
Eingangsrechnungen, die durch drei Hände gehen
- Ausgangslage
- Rechnungen kommen per Post und per Mail, werden ausgedruckt und wandern in einer Mappe von der Buchhaltung zum Einkauf zur Werkleitung. Wer gerade Urlaub hat, hält den Vorgang auf. Skontofristen laufen ab, ohne dass es jemand bemerkt.
- Was wir machen
- Einen halben Tag mitlaufen und aufschreiben, welcher Beleg welchen Weg nimmt. Dann Rechnungseingang und Freigabe als digitalen Ablauf abbilden — mit Vertretungsregel und Erinnerung vor Fristablauf. Lieferant, Betrag und Bestellbezug kommen aus der Belegerkennung, die Freigabestufen legen Sie einmal fest.
- Woran Sie es merken
- Die Frage „wo liegt die Rechnung gerade?“ wird nicht mehr gestellt, weil jeder sie selbst beantworten kann. Ob Skonto gezogen wird, entscheidet Ihre Regel und nicht mehr der Zufall.
Typischer Rahmen: vier bis sechs Wochen bis zum produktiven Betrieb, danach der nächste Prozess
Groß- und Einzelhandel
Lieferscheine, die zur Rechnung passen müssen
- Ausgangslage
- Der Wareneingang läuft auf Papier, die Rechnung kommt per Mail, und die Zuordnung passiert im Kopf einer einzigen Person. Bei Teillieferungen und Preisabweichungen wird nachtelefoniert — oft Wochen später, wenn niemand mehr die Details erinnert.
- Was wir machen
- Lieferschein und Rechnung digital zusammenführen und Abweichungen sichtbar machen, statt sie zu suchen. Wer welche Abweichung bis zu welchem Betrag freigeben darf, wird vorher geregelt und nicht im Einzelfall entschieden.
- Woran Sie es merken
- Reklamationen gegenüber Lieferanten sind belegbar, weil der Vorgang vollständig ist. Der Monatsabschluss stockt nicht mehr an offenen Zuordnungen.
Typischer Rahmen: vier bis sechs Wochen, wenn die Warenwirtschaft eine Schnittstelle mitbringt
Handwerk und Bau
Stundenzettel, die von der Baustelle zurückkommen sollen
- Ausgangslage
- Zettel im Auto, Zettel in der Jacke, am Monatsende fehlen drei. Zeiten für Aufmaß und Abrechnung werden rekonstruiert statt erfasst — und was nicht erinnert wird, wird nicht abgerechnet.
- Was wir machen
- Zeiterfassung per App auf dem Handy, die auch ohne Empfang funktioniert und später nachträgt. Zuordnung zu Projekt und Kostenstelle direkt bei der Erfassung. Für alle, die ihr privates Gerät nicht nutzen wollen, ein Terminal im Betrieb — verlangen dürfen Sie es ohnehin nicht.
- Woran Sie es merken
- Die Lohnbuchhaltung bekommt eine Datei statt eines Stapels. Nachkalkulation wird möglich, weil die Stunden am Projekt hängen und nicht nur am Monat.
Typischer Rahmen: zwei bis vier Wochen, plus eine Einführungsrunde mit den Kolonnen
Transport und Logistik
Abliefernachweise, die der Rechnung hinterherlaufen
- Ausgangslage
- Der unterschriebene Beleg kommt Tage nach der Fahrt in den Betrieb zurück, manchmal gar nicht. Ohne ihn wird nicht fakturiert — das ist Geld, das auf dem Beifahrersitz liegt.
- Was wir machen
- Der Nachweis wird beim Abladen fotografiert und landet sofort im System, verknüpft mit Auftrag und Tour. Was fehlt, steht auf einer Liste, die morgens jemand ansieht — nicht erst beim Monatsabschluss.
- Woran Sie es merken
- Zwischen Fahrt und Rechnung liegen Stunden statt Tage. Wer wegen eines fehlenden Nachweises anruft, bekommt ihn noch im Gespräch.
Typischer Rahmen: drei bis fünf Wochen, abhängig davon, wie die Disposition angebunden ist
Dienstleistung und Beratung
Projektzeiten, die niemand gern schreibt
- Ausgangslage
- Zeiten werden freitags aus dem Gedächtnis nachgetragen. Ob sich ein Projekt gerechnet hat, weiß man hinterher — und dann ist es für die Konsequenz zu spät.
- Was wir machen
- Die Erfassung so weit vereinfachen, dass sie nebenbei passiert: zwei Klicks, vom Handy oder aus dem Browser. Budget und Verbrauch laufen mit und sind für die Projektleitung sichtbar, nicht nur für die Buchhaltung.
- Woran Sie es merken
- Die Diskussion verschiebt sich von „was haben wir eigentlich gemacht“ zu „zwei Drittel des Budgets sind verbraucht, reden wir darüber“.
Typischer Rahmen: zwei bis vier Wochen, der längere Teil ist das Festlegen der Projektstruktur
Kommunen und öffentliche Einrichtungen
E-Rechnung, Aktenführung und Nachweispflichten
- Ausgangslage
- Eingehende XRechnungen landen in einem Postfach, das niemandem eindeutig gehört. Die Aufbewahrung folgt einer Regel, die nirgends aufgeschrieben ist. Spätestens bei der nächsten Prüfung wird das zum Thema.
- Was wir machen
- Zuständigkeiten und Fristen zuerst klären, dann technisch abbilden. Leitweg-ID, Eingangskanäle und Weiterleitung sauber definieren; Aufbewahrung und Löschung als Regel im System hinterlegen statt als Gewohnheit im Kopf.
- Woran Sie es merken
- Auskunftsfähigkeit ohne Suchen. Bei einer Prüfung liegt die Verfahrensdokumentation vor, statt dass sie unter Zeitdruck geschrieben wird.
Typischer Rahmen: sechs bis zehn Wochen, weil Abstimmung und Gremien Zeit brauchen
Immer gleich
Vier Dinge, die in jedem Projekt passieren
Wir schauen zu, bevor wir reden
Ein halber Tag im Betrieb, bei den Mitarbeitenden, die den Beleg in der Hand haben. Nicht im Besprechungsraum mit einer Präsentation.
Ein Prozess zuerst, komplett
Statt alles gleichzeitig halb: ein Ablauf sauber zu Ende, mit echten Belegen aus Ihrem Haus. Erst wenn der produktiv läuft, kommt der nächste.
Die Mitarbeitende, die es benutzen, sind vorher dabei
Wer den Ablauf täglich bedient, kennt die Ausnahmen, an die im Konzept niemand gedacht hat. Betriebsrat, wo es einen gibt, kommt vor der Auswahl an den Tisch — nicht danach.
Wir sagen auch ab
Wenn sich ein System bei Ihren Mengen nicht rechnet, sagen wir das im Erstgespräch. Ein Projekt, das nach zwei Jahren bereut wird, kostet uns mehr als den Umsatz.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Sind das echte Kundenprojekte?
Nein, und das steht bewusst so da. Es sind typische Verläufe, zusammengesetzt aus dem, was uns in der jeweiligen Branche immer wieder begegnet. Echte Referenzen veröffentlichen wir nur mit Zustimmung des Kunden — und dann mit dessen Namen, nicht anonym.
Können wir mit einem Ihrer Kunden sprechen?
Fragen Sie uns im Erstgespräch danach. Wir fragen dann bei Kunden mit vergleichbarer Ausgangslage an, ob sie zu einem Gespräch bereit sind. Ohne deren Zustimmung nennen wir niemanden — auch nicht unter der Hand.
Warum stehen hier keine Prozentzahlen?
Weil sie ohne Ihre Belegmengen nichts bedeuten. Was ein digitaler Rechnungseingang bei Ihnen spart, hängt davon ab, wie viele Rechnungen im Monat eingehen, wie viele Freigabestufen es gibt und wie oft heute nachgefasst wird. Diese Rechnung machen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen — eine Orientierung für die Kostenseite finden Sie unter Was kostet ein DMS.
Wie lange dauert so ein Projekt wirklich?
Ein einzelner Prozess liegt meistens bei vier bis sechs Wochen bis zum produktiven Betrieb. Die Technik ist dabei selten das Langsame. Zeit kostet die Vorarbeit: festlegen, wer was freigeben darf, welche Ausnahme wie behandelt wird und was mit den Altbeständen passiert.
Wir sind ein sehr kleiner Betrieb. Lohnt sich das überhaupt?
Kommt darauf an, und das sagen wir Ihnen ehrlich. Wir arbeiten mit Einzelunternehmen genauso wie mit Firmen von mehreren hundert Mitarbeitenden — für kleine Betriebe sieht die Lösung nur anders aus. Oft ist das kein großes System, sondern ein sauber eingerichteter Ablauf mit dem, was Sie ohnehin haben.
Machen Sie das auch für Branchen, die hier nicht stehen?
Ja. Die sechs oben sind die, in denen wir am häufigsten arbeiten, keine Einschränkung. Die Fragen sind fast überall dieselben: Wo entsteht ein Beleg, wer muss ihn sehen, und wie lange muss er aufgehoben werden.
Welcher der sechs Fälle kommt Ihrem am nächsten?
Dreißig Minuten am Telefon reichen, um das einzuordnen — inklusive der Frage, ob sich der Aufwand bei Ihren Mengen lohnt.
