Branche · Logistik und Transport
Ohne Ablieferbeleg keine Rechnung. Und der liegt im Fahrerhaus.
In der Logistik hängt der komplette Zahlungslauf an einem Stück Papier, das durch halb Europa fährt. Wer den Ablieferbeleg am Abladetag im System hat, rechnet Tage früher ab.
Was wir hören
Drei Sätze aus Speditionen
Der Ablieferbeleg ist noch unterwegs.
Der Auftrag ist erledigt, der Kunde zufrieden — aber die Rechnung geht erst raus, wenn der unterschriebene Beleg im Büro ankommt. Das dauert bei Fernverkehr gern eine Woche.
So lösen wir das: Der Fahrer fotografiert den unterschriebenen Beleg direkt an der Rampe. Das Bild hängt am Auftrag, bevor der LKW wieder anfährt. Abgerechnet wird noch am selben Tag.Bei Reklamationen finden wir den CMR nicht.
Frachtbrief, Palettenschein, Temperaturprotokoll, Schadensfoto — alles an unterschiedlichen Orten. Bei einer Schadensmeldung nach drei Monaten wird es schwierig.
So lösen wir das: Alle Dokumente zu einer Sendung liegen zusammen, auffindbar über Sendungsnummer, Kunde oder Kennzeichen. Auch das Foto vom Schaden.Lenk- und Ruhezeiten prüfen wir sporadisch.
Die Daten liegen im Tachografen, die Arbeitszeitaufzeichnung nach Arbeitszeitgesetz macht das aber nicht überflüssig. Bei einer Prüfung fällt die Lücke auf.
So lösen wir das: Getrennte, aber verbundene Erfassung: Lenkzeiten aus dem Tacho, Arbeitszeiten aus dem System. Beides auswertbar, beides aufbewahrt.Was sich konkret ändert
Vier Stellen, an denen es spürbar wird
Ablieferbelege am Abladetag
Foto per Handy, automatisch der Sendung zugeordnet. Der Umweg über die Fahrermappe entfällt — und mit ihm fünf bis acht Tage Wartezeit.
Schneller Zahlungseingang
Wer am Abladetag abrechnet statt eine Woche später, verbessert die Liquidität spürbar — ohne einen einzigen Auftrag mehr zu fahren.
Sendungsakte statt Suchspiel
Auftrag, Frachtbrief, Ablieferbeleg, Schadensfotos, Mailverkehr. Volltextsuche auch über gescannte Dokumente.
Fahrer- und Werkstattzeiten
Arbeitszeiten der Fahrer, Werkstatt und Lager getrennt erfasst und ausgewertet, mit den Grenzen aus dem Arbeitszeitgesetz.
Was in der Logistik zusätzlich gilt
Neben den allgemeinen Pflichten
| Thema | Worum es geht | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Frachtbrief / CMR | Nachweis über Übernahme und Ablieferung | Lesbares, vollständiges Exemplar mit Unterschrift und Zeitstempel |
| Lenk- und Ruhezeiten | VO (EG) 561/2006, Tachografendaten | Regelmäßiges Auslesen und Archivieren, getrennt von der Arbeitszeit |
| Arbeitszeit | ArbZG und MiLoG | Beginn, Ende, Dauer — auch für Fahrer, nicht nur Lenkzeit |
| Gefahrgut | ADR-Begleitpapiere | Dokumente müssen der Sendung eindeutig zuzuordnen sein |
| Aufbewahrung | § 147 AO, § 257 HGB | Frachtbriefe als Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre |
Wie so ein Projekt abläuft
Drei Schritte
Einen Verkehr auswählen
Nicht den ganzen Fuhrpark. Eine Relation oder ein Kunde, vier Wochen lang. Dort zeigt sich, ob die Erfassung an der Rampe wirklich funktioniert.
Die Fahrer fragen, nicht die Disposition
Ob eine App im Alltag benutzt wird, entscheidet sich an der Rampe bei Regen, nicht am Schreibtisch. Wir holen das Urteil dort ab, wo es zählt.
Ausrollen und anbinden
Erst wenn es trägt, kommen die weiteren Verkehre dazu — und die Anbindung an Ihr Transportmanagementsystem.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Funktioniert das mit unserem Transportmanagementsystem?
Das hängt vom System ab. Viele TMS haben eine Schnittstelle oder wenigstens einen Export. Nennen Sie uns das konkrete System, dann sagen wir Ihnen, ob eine Anbindung existiert — und wenn nicht, auch das.
Unsere Fahrer sprechen teils kein Deutsch.
Das ist ein echter Punkt. Achten Sie darauf, dass die App mehrsprachig ist und mit Symbolen statt mit Texten arbeitet. Wo das fehlt, wird sie nicht benutzt — unabhängig vom Anbieter.
Ersetzt das Foto vom Ablieferbeleg das Original?
Für die Abrechnung reicht es in der Regel. Für die steuerliche Aufbewahrung kommt es darauf an, ob Sie ersetzend scannen — dazu braucht es eine Organisationsanweisung und eine Kontrolle. Die Punkte stehen auf unserer GoBD-Checkliste.
Wie ist das mit den Tachografendaten?
Die müssen regelmäßig ausgelesen und archiviert werden, und sie ersetzen die Arbeitszeitaufzeichnung nicht. Lenkzeit ist nur ein Teil der Arbeitszeit — Be- und Entladen, Wartezeiten und Werkstattzeiten gehören dazu.
Wir haben zwölf Fahrzeuge. Ist das zu klein?
Nein. Gerade bei kleineren Fuhrparks ist der Effekt auf die Liquidität oft am deutlichsten, weil jeder Tag frühere Rechnungsstellung unmittelbar spürbar ist.
Passend dazu
Weiterlesen
Wie lange dauert bei Ihnen der Weg vom Abladen bis zur Rechnung?
Wenn Sie es nicht genau wissen, ist das die erste Zahl, die wir gemeinsam ermitteln. Dreißig Minuten, kostenlos, ohne Vorführung.
