DMS-Auswahl: die 20 Fragen, die Sie stellen sollten

Bevor Sie sich Systeme vorführen lassen. 20 Punkte zum Abhaken — darunter die drei Fragen, die Anbieter am wenigsten gern hören. Ihren Stand bekommen Sie auf Wunsch als PDF.

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Ihre Checkliste

Haken Sie ab, was bei Ihnen geklärt ist. Was offen bleibt, nehmen Sie mit ins nächste Anbietergespräch. Die Häkchen bleiben in diesem Browser gespeichert.

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1. Vor dem ersten Anbietergespräch

Wir wissen, welches Problem wir lösen wollen — in einem Satz"Rechnungen suchen dauert zu lange" ist ein Ziel. "Digitalisierung" ist keins. Ohne diesen Satz kauft man, was am besten vorgeführt wird.Die drei wichtigsten Dokumentenarten sind benanntMeist Eingangsrechnungen, Verträge und Personalunterlagen. Ein DMS, das diese drei gut kann, ist mehr wert als eines, das alles halb kann.Wir haben gezählt, wie viele Dokumente pro Monat anfallenDas entscheidet über Lizenzen, Scanner und Speicher — und über den Preis. Schätzungen liegen meist um den Faktor zwei daneben.Es ist klar, wer das Projekt intern verantwortetNicht die IT allein und nicht die Buchhaltung allein. Ohne benannte Verantwortung versandet die Einführung nach der Testphase.Ein Budgetrahmen steht, auch wenn er noch grob istSonst vergleichen Sie am Ende Angebote, die um den Faktor fünf auseinanderliegen, ohne Entscheidungsgrundlage.

2. Funktionen, die wirklich zählen

Volltextsuche über alle Dokumente, inklusive gescannter SeitenOhne OCR ist ein Scan nur ein Bild. Fragen Sie nach der Erkennungsquote bei Ihren eigenen Belegen, nicht bei einem Musterdokument.Automatische Erkennung von Lieferant, Betrag, Datum und RechnungsnummerLassen Sie das mit zwanzig echten Rechnungen aus Ihrem Posteingang testen, nicht mit einer sauberen Beispieldatei.Freigabe-Workflows mit Vertretung und EskalationDer Urlaubsfall ist der Test. Ein Workflow, der bei Abwesenheit stehen bleibt, wird nach vier Wochen umgangen.Versionierung mit sichtbarer HistorieWer hat wann was geändert — und wie sah es vorher aus?Revisionssichere Ablage mit ProtokollierungUnveränderbarkeit im Sinne der GoBD. Ein Ordner mit Schreibschutz erfüllt das nicht.Mobiler Zugriff, der im Alltag benutzbar istFreigabe vom Handy aus dem Außendienst. Wenn es dafür vier Klicks und einen VPN-Login braucht, passiert es nicht.

3. Die Fragen, die man vergisst

Wie kommen wir wieder heraus? Export in einem offenen FormatDie wichtigste Frage im ganzen Auswahlprozess — und die, die am seltensten gestellt wird. Verlangen Sie eine konkrete Antwort: welches Format, welcher Aufwand, welche Kosten.Gibt es eine Schnittstelle zu unserer Buchhaltung und zu unserem ERP?Nicht "ist möglich", sondern: existiert sie, läuft sie bei anderen Kunden, was kostet sie?Was passiert bei einem Systemwechsel mit den Altdaten?Auch aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen nach einem Wechsel auswertbar bleiben.Wer kann uns vor Ort helfen, wenn etwas nicht geht?Eine Hotline in einer anderen Zeitzone ist kein Support. Fragen Sie nach Reaktionszeiten und nach dem Ort.Wie oft kommen Updates, und wer führt sie durch?Bei Cloud-Systemen automatisch, bei eigenen Servern nicht. Das ist Aufwand, der irgendwo anfallen muss.

4. Kosten, vollständig gerechnet

Wir kennen den Preis pro Nutzer und pro Monat — und was darin nicht enthalten istModule, Schnittstellen, Speicher über dem Inklusivvolumen und Workflows werden häufig separat berechnet.Die Einführungskosten sind beziffert, nicht geschätztEinrichtung, Schulung, Datenmigration, Anpassungen. Das ist im ersten Jahr oft der größere Posten als die Lizenzen.Wir haben die Kosten über fünf Jahre gerechnet, nicht über einsEin günstiger Einstieg mit jährlicher Preisanpassung kann teurer sein als das teurere Angebot mit fester Laufzeit.Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassungsklausel sind gelesenAutomatische Verlängerung um zwei Jahre bei drei Monaten Kündigungsfrist ist üblich — und ärgerlich, wenn man es zu spät merkt.

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Ehrlich gesagt

Wir stehen auf der anderen Seite des Tisches

Uns ist bewusst, wie das aussieht: Ein Systemhaus, das eine Checkliste für die Auswahl eines Systemhauses veröffentlicht. Deshalb steht in dieser Liste auch die Frage nach dem Export — die Frage, die uns selbst am unbequemsten ist. Ein Projekt, bei dem der Kunde nach zwei Jahren merkt, dass er das falsche System hat, nützt niemandem, uns am wenigsten. Stellen Sie diese Fragen jedem Anbieter, auch uns.

Ein Hinweis zum Preis

Fast kein Anbieter in diesem Markt veröffentlicht Preise. Wir haben es getan — damit Sie wenigstens eine Größenordnung haben, bevor das erste Gespräch beginnt.

Zum Nachlesen

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DMS-Auswahl: die 20 Fragen, die Sie stellen sollten

Ihre Checkliste

1. Vor dem ersten Anbietergespräch

2. Funktionen, die wirklich zählen

3. Die Fragen, die man vergisst

4. Kosten, vollständig gerechnet

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