Digitale Personalakte: bereit für 2027?

24 Punkte zum Abhaken — Struktur, Zugriff, Datenschutz, Löschfristen und das, was mit der Entgelttransparenz auf die Personalabteilung zukommt. Ihren Stand bekommen Sie auf Wunsch als PDF.

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1. Bevor Sie digitalisieren

Es ist festgelegt, was in die Personalakte gehört — und was nichtHinein gehört, was das Arbeitsverhältnis betrifft. Nicht hinein gehören ärztliche Diagnosen, private Notizen von Führungskräften und alles, was niemand dem Beschäftigten vorlesen würde.Es gibt eine einheitliche Struktur für alle AktenGleiche Registerkarten für jeden Beschäftigten. Sonst wird aus der digitalen Akte nur ein digitaler Schuhkarton.Der Betriebsrat war eingebunden, bevor das System ausgewählt wurdeMitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil das System zur Leistungsüberwachung geeignet ist. Später nachzuholen kostet Monate.Es ist geregelt, was mit den Papierakten passiertErsetzendes Scannen mit Organisationsanweisung und Kontrolle — oder Papier bleibt Papier. Beides parallel halbherzig zu führen ist die schlechteste Variante.Originale, die im Original bleiben müssen, sind identifiziertZum Beispiel gekündigte Verträge mit Originalunterschrift, Aufhebungsverträge und alles, was der strengen Schriftform unterliegt (§ 623 BGB).

2. Zugriff und Berechtigungen

Es gibt ein schriftliches BerechtigungskonzeptWer darf welche Registerkarte sehen? Die Führungskraft braucht selten dieselbe Sicht wie die Entgeltabrechnung.Zugriffe werden protokolliert und die Protokolle werden auch angesehenEin Protokoll, das nie jemand liest, ist Dokumentation ohne Wirkung.Besonders sensible Unterlagen liegen in einem eigenen, engeren BereichSchwerbehindertenausweis, Elternzeit, Krankheitsdaten, Abmahnungen, Pfändungen. Art. 9 DSGVO setzt hier engere Grenzen.Berechtigungen werden bei Wechsel und Austritt sofort entzogenDer häufigste Datenschutzvorfall in der Personalabteilung ist der Kollege, der die Abteilung vor zwei Jahren verlassen hat und immer noch Vollzugriff hat.Beschäftigte können ihre eigene Akte einsehenEinsichtsrecht nach § 83 BetrVG und Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO. Ein Self-Service spart der Personalabteilung die meiste Arbeit.

3. Datenschutz

Die Personalakte steht im Verzeichnis der VerarbeitungstätigkeitenArt. 30 DSGVO. Mit Zweck, Kategorien, Empfängern und Löschfristen.Die Rechtsgrundlage ist sauber: § 26 BDSG, nicht EinwilligungEine Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis ist wegen des Abhängigkeitsverhältnisses wackelig. Für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses braucht es sie nicht.Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur AuftragsverarbeitungArt. 28 DSGVO. Bei Cloud-Anbietern außerdem: Wo stehen die Server, und wer könnte von außen zugreifen?Es gibt eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn sie nötig istBei umfangreicher Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist sie in der Regel erforderlich (Art. 35 DSGVO).Bewerberunterlagen werden nach der üblichen Frist gelöschtIn der Praxis sechs Monate nach Absage, abgeleitet aus den Fristen des § 15 Abs. 4 AGG. Länger nur mit Einwilligung für den Talentpool.

4. Aufbewahren und löschen

Für jede Unterlagenart ist eine Aufbewahrungsfrist hinterlegtLohnkonten sechs Jahre (§ 41 EStG), Beitragsunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f SGB IV), Arbeitszeitnachweise zwei Jahre.Das System löscht fristgerecht, statt alles für immer aufzuhebenAufbewahrungspflicht ist keine Aufbewahrungserlaubnis. Was keinen Grund mehr hat, muss weg.Beim Austritt eines Beschäftigten läuft ein definierter Prozess anNicht jede Unterlage darf sofort gelöscht werden, nicht jede darf bleiben. Ohne Prozess bleibt im Zweifel alles liegen.Löschungen werden protokolliertDamit Sie später belegen können, dass gelöscht wurde — und wann.

5. Was 2027 auf die Personalabteilung zukommt

Uns ist bekannt, dass die EU-Entgelttransparenzrichtlinie noch nicht in deutsches Recht umgesetzt istDie Umsetzungsfrist lief am 7. Juni 2026 ab. Stand September 2026 ist kein nationales Gesetz in Kraft; die Bundesregierung plant die Umsetzung für Anfang 2027.Wir wissen, ab welcher Größe uns die Berichtspflicht treffen wirdDie Richtlinie sieht jährliche Berichte ab 250 Beschäftigten vor, dreijährliche ab 150 und — später einsetzend — ab 100.Entgeltdaten ließen sich nach Geschlecht und vergleichbarer Tätigkeit auswertenDas ist der eigentliche Aufwand. Wer Entgeltbestandteile nur in Excel pflegt, bekommt hier ein Problem.Stellenausschreibungen könnten kurzfristig eine Entgeltangabe enthaltenDie Richtlinie sieht vor, dass Bewerberinnen und Bewerber das Einstiegsentgelt vor dem Gespräch kennen.Wir fragen Bewerber nicht mehr nach ihrem bisherigen GehaltDie Richtlinie untersagt diese Frage. Viele Unternehmen haben das bereits vorgezogen.

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Der Punkt, an dem es meistens scheitert

Nicht die Technik, die Ordnung

Eine digitale Personalakte einzuführen ist technisch keine große Sache. Schwierig wird es an der Stelle davor: zu entscheiden, welche Unterlage in welches Register gehört, wer sie sehen darf und wann sie verschwindet. Wer diese drei Fragen für jede Unterlagenart einmal beantwortet, hat den größten Teil des Projekts hinter sich. Wer sie überspringt, hat am Ende dieselbe Unordnung wie vorher, nur schneller durchsuchbar.

Reihenfolge, die funktioniert

Erst die Struktur festlegen, dann das Berechtigungskonzept, dann den Betriebsrat einbinden, dann scannen. Wer mit dem Scannen anfängt, macht die Arbeit zweimal.

Zum Nachlesen

Quellen und Stand: Gesetze im Internet — § 26 BDSG · Gesetze im Internet — § 83 BetrVG (Einsicht in die Personalakte) · EUR-Lex — Richtlinie (EU) 2023/970 zur Entgelttransparenz · Haufe — Stand der Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie

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