Rechnungseingang · Freigabe · Archiv
Rechnungsverarbeitung: Die Rechnung liegt seit elf Tagen auf einem Schreibtisch
Nicht weil jemand schlampt. Sondern weil niemand sieht, wo sie liegt. Eine digitale Rechnungsverarbeitung macht den Weg sichtbar — vom Posteingang bis zur Buchung.
Woran es wirklich hängt
Der Engpass ist selten die Buchhaltung
In fast jedem Betrieb, den wir uns ansehen, ist die Buchhaltung schnell. Liegen bleibt die Rechnung auf dem Weg dorthin — bei der fachlichen Prüfung, in einem Postfach, auf einer Ablage.
Wo liegt die Rechnung gerade?
Sie wurde per Hauspost weitergereicht, liegt bei jemandem im Stapel und taucht erst wieder auf, wenn der Lieferant anruft. Niemand kann sagen, bei wem sie ist — man kann nur herumfragen.
So lösen wir das: Jede Rechnung bekommt beim Eingang einen festen Platz im System. Der Status ist jederzeit sichtbar: bei wem sie liegt, seit wann, und was als Nächstes passieren muss.Skonto ist schon wieder durch.
Drei Prozent bei zehn Tagen klingen nach wenig. Bei 400.000 Euro Eingangsrechnungen im Jahr sind das fünfstellige Beträge, die nur deshalb verfallen, weil eine Freigabe zu lange gedauert hat.
So lösen wir das: Fristen werden beim Eingang erkannt und überwacht. Wer freigeben muss, wird erinnert, bevor die Frist läuft — nicht danach.Das kann nur Frau Meier freigeben.
Wenn eine Person im Urlaub ist, steht der Vorgang. Vertretungsregeln existieren auf dem Papier, aber praktisch wartet die Rechnung auf die Rückkehr.
So lösen wir das: Freigaben laufen nach hinterlegten Regeln — nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant — mit automatischer Vertretung, wenn jemand nicht da ist.Bei der Prüfung fehlt der Beleg.
Die Rechnung ist gebucht, aber der Lieferschein liegt in einem Ordner im Lager und die Freigabe war eine Mündlichkeit im Flur.
So lösen wir das: Rechnung, Lieferschein, Bestellung und Freigabeprotokoll hängen zusammen an einem Vorgang. Was geprüft wurde und von wem, steht nachvollziehbar dabei.Der Weg einer Rechnung
Was im Hintergrund passiert
Keine Zauberei, sondern fünf Schritte, die heute meist von Hand gemacht werden.
Eingang
Ob per E-Mail, XRechnung, ZUGFeRD oder als Papier im Briefkasten — alles landet an einer Stelle. Papier wird gescannt, elektronische Rechnungen werden direkt eingelesen.
Auslesen
Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersätze, Lieferant und Zahlungsziel werden automatisch erkannt. Was unklar ist, wird angezeigt statt stillschweigend geraten.
Prüfung
Die Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Stimmen Menge und Preis, läuft sie weiter. Weicht etwas ab, geht sie gezielt an die Person, die das klären kann.
Freigabe
Nach hinterlegten Regeln, mit Vier-Augen-Prinzip ab einer Betragsgrenze und mit Vertretung. Jede Freigabe wird protokolliert.
Buchung und Archiv
Die geprüfte Rechnung geht mit allen Daten an die Finanzbuchhaltung und wird revisionssicher archiviert — auffindbar über Volltextsuche statt über Ordnerrücken.
Rechnen wir ehrlich
Was das kostet und was es bringt
Wir nennen keine Wunderzahlen. Die folgenden Größen können Sie mit Ihren eigenen Werten nachrechnen — und genau das sollten Sie tun, bevor Sie irgendetwas kaufen.
| Größe | Wie Sie sie ermitteln | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| Rechnungen pro Jahr | Anzahl Eingangsrechnungen aus der Buchhaltung | Bestimmt, ob sich Automatisierung überhaupt lohnt. Unter etwa 1.000 Stück im Jahr rechnet sich selten ein großes System. |
| Durchlaufzeit heute | Eingangsdatum bis Freigabedatum, über drei Monate gemittelt | Die Zahl, die Skonto kostet. Wer sie nicht kennt, kann den Nutzen nicht beziffern. |
| Skontoverluste | Summe der nicht gezogenen Skonti aus der Buchhaltung | Oft der größte einzelne Posten — und der am leichtesten nachweisbare. |
| Suchzeit | Ehrliche Schätzung: wie oft sucht jemand einen Beleg, wie lange | Unterschiedlich glaubwürdig. Wir rechnen ihn bewusst niedrig an. |
| Rückfragen von Lieferanten | Anzahl Mahnungen und Statusanfragen pro Monat | Ein guter Indikator dafür, wie gut der Prozess von außen aussieht. |
Der Nutzen entsteht selten dort, wo ihn Anbieterprospekte versprechen. Die Zeitersparnis beim Erfassen ist real, aber begrenzt. Der eigentliche Hebel liegt bei Skonto, bei weniger Rückfragen und daran, dass eine Betriebsprüfung nicht mehr drei Tage Vorbereitung kostet.
Was der Gesetzgeber verlangt
E-Rechnung und GoBD — die harten Termine
Zwei Regelwerke greifen ineinander: die E-Rechnungspflicht regelt das Format, die GoBD regeln, wie Sie damit umgehen müssen.
Empfangen ist Pflicht
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im strukturierten Format annehmen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig.
Übergangsfrist für alle
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.
Versandpflicht für größere Betriebe
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe haben noch ein Jahr länger Zeit.
Versandpflicht für alle
Auch EDI-Verfahren, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen, müssen dann abgelöst sein.
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichen. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden.
Ehrlich bleiben
Wann sich das nicht lohnt
Wir verkaufen lieber nichts als etwas Falsches. Diese Fälle sprechen gegen ein Projekt.
Sehr wenige Rechnungen
Unter rund tausend Eingangsrechnungen im Jahr steht der Aufwand für Einführung und Pflege meist in keinem Verhältnis. Dann hilft eine saubere Ablage mehr als ein Workflow.
Der Prozess ist ungeklärt
Wenn niemand sagen kann, wer was freigeben darf, digitalisiert eine Software nur das Durcheinander. Erst die Regel, dann das System.
Ein ERP-Wechsel steht an
Wer in zwölf Monaten ohnehin sein Warenwirtschaftssystem tauscht, sollte die Rechnungsverarbeitung gleich mitdenken statt zweimal einzuführen.
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AnsehenHäufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Brauchen wir dafür ein neues ERP-System?
Nein. Die Rechnungsverarbeitung setzt auf dem auf, was Sie haben. Sie übergibt die geprüften Daten an Ihre Finanzbuchhaltung — ob die in einem großen ERP, in einer Buchhaltungssoftware wie Lexware oder beim Steuerberater über DATEV läuft. Ein Systemwechsel ist eine eigene Entscheidung und sollte nicht als Nebenwirkung passieren.
Wie zuverlässig wird eine Rechnung automatisch erkannt?
Bei E-Rechnungen im strukturierten Format liegt die Erkennung praktisch bei hundert Prozent — die Daten sind ja bereits maschinenlesbar. Bei gescanntem Papier hängt es an der Qualität der Vorlage und daran, wie oft derselbe Lieferant schreibt. Bekannte Lieferanten werden nach wenigen Belegen sehr sicher erkannt, neue brauchen anfangs eine Kontrolle. Wer Ihnen 99 Prozent ab dem ersten Tag verspricht, hat entweder nur E-Rechnungen gemeint oder erzählt Ihnen etwas.
Was passiert mit den Papierrechnungen, die wir schon haben?
Die müssen Sie nicht nachträglich erfassen. Sinnvoll ist ein Stichtag: ab dem Tag X laufen alle neuen Rechnungen digital, der Altbestand bleibt, wo er ist, und läuft über die Aufbewahrungsfrist aus. Alles andere wird ein Projekt für sich.
Wie lange dauert die Einführung?
Für einen mittelständischen Betrieb mit klaren Freigaberegeln rechnen wir mit sechs bis zwölf Wochen bis zum produktiven Betrieb. Der größere Teil davon ist nicht Technik, sondern die Frage, wer eigentlich was freigeben darf. Betriebe, die das vorher geklärt haben, sind deutlich schneller.
Müssen wir den Betriebsrat einbinden?
Sobald ein System Auswertungen über das Verhalten oder die Leistung einzelner Beschäftigter ermöglicht, greift die Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz. Bei einer Rechnungsfreigabe mit namentlicher Protokollierung ist das regelmäßig der Fall. Binden Sie den Betriebsrat früh ein — das ist erfahrungsgemäß schneller, als es später zu reparieren.
Was ist mit der Aufbewahrung?
Rechnungen unterliegen nach § 147 Abgabenordnung der Aufbewahrungspflicht. Entscheidend ist, dass das Original in der Form aufbewahrt wird, in der es eingegangen ist: Eine eingegangene XRechnung muss als XRechnung erhalten bleiben, ein Ausdruck genügt nicht. Genau das leistet eine revisionssichere Ablage.
Quellen und Stand: BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung · Gesetze im Internet — § 147 AO · Gesetze im Internet — § 87 BetrVG
Sprechen wir über Ihren Rechnungseingang
Dreißig Minuten, kostenlos. Wir schauen uns an, wie viele Rechnungen bei Ihnen durchlaufen, wo sie hängen bleiben und ob sich ein Projekt überhaupt rechnet. Wenn nicht, sagen wir Ihnen das.
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