Lexikon · 71 Begriffe
Digitalisierungs-Lexikon für den Mittelstand
Die Begriffe, die in Angeboten, Gesetzestexten und Beraterrunden auftauchen — kurz erklärt, ohne Marketingsprache und ohne Fachchinesisch.
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E-Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen werden kann. Ein PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung". Maßgeblich ist die Norm EN 16931.
XRechnung
Ein rein strukturiertes XML-Format nach EN 16931, entwickelt für die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Es enthält keine sichtbare Rechnungsansicht — gelesen wird es von Software, nicht von Menschen.
ZUGFeRD
Ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Menschen sehen die Rechnung, Software liest die Daten. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
EN 16931
Die europäische Norm, die festlegt, welche Felder eine elektronische Rechnung enthalten muss. Sie ist der gemeinsame Nenner, auf den sich XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X beziehen.
GoBD
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums — für die Betriebsprüfung aber der entscheidende Maßstab.
Verfahrensdokumentation
Die schriftliche Beschreibung, wie ein Beleg vom Eingang über die Verarbeitung bis zur Archivierung durch Ihr Unternehmen läuft. Fehlt sie, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stehen. Der häufigste Stolperstein bei Betriebsprüfungen.
Aufbewahrungsfrist
Wie lange Unterlagen aufzuheben sind. Für Buchungsbelege wurde die Frist 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs.
Skonto
Ein Preisnachlass für schnelle Zahlung, meist zwei bis drei Prozent. Klingt wenig, ist aber aufs Jahr gerechnet eine der lohnendsten Renditen im Unternehmen — und der häufigste Grund, warum sich digitale Rechnungsfreigabe rechnet.
Belegerkennung (OCR)
Software liest aus einem gescannten oder fotografierten Beleg die relevanten Werte aus: Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer. Erspart das Abtippen, ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung durch einen Menschen.
Peppol
Ein internationales Netzwerk mit einheitlichen Regeln, über das elektronische Rechnungen und Bestellungen zwischen Unternehmen und Behörden ausgetauscht werden. In Deutschland vor allem im öffentlichen Auftragswesen verbreitet.
Leitweg-ID
Eine Kennung, die eine E-Rechnung an die richtige Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung leitet. Fehlt sie oder ist sie falsch, weist die Behörde die Rechnung in der Regel zurück.
Pflichtangaben einer Rechnung
Was nach § 14 UStG auf jeder Rechnung stehen muss: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuersatz. Fehlt etwas, kann der Vorsteuerabzug scheitern.
Vorsteuerabzug
Das Recht, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer von der eigenen Steuerschuld abzuziehen. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung — deshalb ist die Prüfung der Pflichtangaben kein Formalismus.
Kleinbetragsrechnung
Eine Rechnung bis 250 Euro brutto. Für sie gelten nach § 33 UStDV reduzierte Pflichtangaben: Angaben zum Empfänger und die fortlaufende Nummer dürfen fehlen.
Gutschriftverfahren
Abrechnung durch den Leistungsempfänger statt durch den Leistenden. Muss vorher vereinbart und auf dem Dokument als Gutschrift bezeichnet werden.
Sonstige Rechnung
Seit 2025 der gesetzliche Sammelbegriff für Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen. Erlaubt sind sie weiterhin, als E-Rechnung gelten sie nicht.
Rechnungseingangsbuch
Die zentrale Erfassung aller eingehenden Rechnungen mit Eingangsdatum, Betrag, Fälligkeit und Bearbeitungsstand. Ohne sie lassen sich Skontofristen praktisch nicht einhalten.
DMS
Dokumentenmanagement-System. Software, die Dokumente zentral ablegt, durchsuchbar macht, mit Berechtigungen versieht und revisionssicher archiviert. Der Unterschied zu einem Netzlaufwerk ist nicht der Speicherort, sondern die Nachvollziehbarkeit.
ECM
Enterprise Content Management. Der weiter gefasste Begriff: nicht nur Dokumente ablegen, sondern auch Prozesse, Zusammenarbeit und Inhalte über den gesamten Lebenszyklus steuern. In der Praxis werden DMS und ECM oft synonym verwendet.
Revisionssicherheit
Die Eigenschaft eines Archivs, dass gespeicherte Unterlagen nachträglich nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Technisch umgesetzt über Änderungsprotokolle, Versionierung und schreibgeschützte Speicherung.
Unveränderbarkeit
Rechtliche Anforderung aus § 146 Absatz 4 der Abgabenordnung: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen sind erlaubt — sie müssen nur nachvollziehbar protokolliert werden.
Volltextsuche
Die Suche über den Inhalt eines Dokuments statt nur über den Dateinamen. Bei gescannten Belegen setzt sie eine Texterkennung voraus. Der Punkt, an dem sich ein DMS im Alltag zuerst bemerkbar macht.
Metadaten
Zusatzinformationen zu einem Dokument: Lieferant, Betrag, Vorgangsnummer, Aufbewahrungsfrist. Sie machen den Unterschied zwischen einem Haufen Dateien und einem durchsuchbaren Archiv.
Workflow
Ein digital abgebildeter Ablauf mit festen Stationen und Zuständigkeiten — etwa die Rechnungsfreigabe. Jeder sieht, was bei ihm liegt, und nichts bleibt in einem Postfach hängen.
Z1, Z2, Z3
Die drei Formen des Datenzugriffs bei einer Betriebsprüfung: unmittelbarer Zugriff auf das System (Z1), mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und Datenträgerüberlassung (Z3). Wer den Export noch nie getestet hat, merkt im Prüfungstermin, dass er nicht funktioniert.
Ersetzendes Scannen
Papierbelege werden digitalisiert und anschließend vernichtet. Zulässig, wenn der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und auch so eingehalten wird.
Audit-Trail
Die lückenlose Aufzeichnung, wer wann welches Dokument angesehen, geändert oder gelöscht hat. Ohne sie lässt sich Revisionssicherheit im Ernstfall nicht belegen.
Aufbewahrungsregel
Eine im System hinterlegte Regel, wie lange ein Dokumententyp gespeichert bleibt und wann er zur Löschung ansteht. Im Englischen Retention.
Löschkonzept
Die schriftliche Festlegung, welche Daten wann gelöscht werden. Nötig, weil Aufbewahrungspflicht und die Speicherbegrenzung der DSGVO gegeneinander abgewogen werden müssen.
Versionierung
Frühere Fassungen eines Dokuments bleiben erhalten und nachvollziehbar. Wichtig bei Verträgen, Arbeitsanweisungen und der Verfahrensdokumentation selbst.
Barcode-Trennblatt
Ein Blatt mit Strichcode, das beim Stapelscannen anzeigt, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt. Erspart das einzelne Einlegen jedes Vorgangs.
Indexierung
Das Zuordnen von Suchmerkmalen zu einem Dokument, etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Davon hängt ab, ob ein Beleg später in Sekunden auffindbar ist.
PDF/A
Ein für die Langzeitarchivierung normiertes PDF-Format nach ISO 19005. Schriften und Farbprofile stecken in der Datei, damit sie in acht Jahren noch genauso aussieht.
Arbeitszeiterfassung
Die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 besteht die Pflicht dazu bereits — eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es bislang nicht.
Vertrauensarbeitszeit
Ein Modell, bei dem die Lage der Arbeitszeit den Beschäftigten überlassen bleibt. Sie entbindet nicht von der Erfassungspflicht: Wann gearbeitet wird, ist frei — dass es aufgezeichnet wird, nicht.
Ruhezeit
Die gesetzlich vorgeschriebene ununterbrochene Pause zwischen zwei Arbeitstagen, grundsätzlich elf Stunden. Wird sie unterschritten, fällt das ohne System meist niemandem auf.
Höchstarbeitszeit
Die zulässige tägliche Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz: acht Stunden, unter Bedingungen bis zehn. Ein Zeiterfassungssystem kann darauf hinweisen, bevor die Grenze überschritten wird.
Digitale Personalakte
Die Personalunterlagen eines Beschäftigten in strukturierter, zugriffsgeschützter Form — mit Aufbewahrungsfristen, Löschkonzept und protokolliertem Zugriff. Datenschutzrechtlich anspruchsvoller als eine normale Dokumentenablage.
§ 3 ArbSchG
Die Vorschrift, aus der das Bundesarbeitsgericht 2022 die Pflicht abgeleitet hat, Arbeitszeiten zu erfassen. Sie gilt unabhängig davon, ob das Arbeitszeitgesetz novelliert wird.
Pausenregelung
Nach § 4 ArbZG mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Die Lage der Pausen muss vorher feststehen.
Zeitkonto
Der Saldo aus vereinbarter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Wie Plus- und Minusstunden entstehen, verfallen oder ausgezahlt werden, gehört in eine Betriebsvereinbarung.
Mitbestimmung nach § 87 BetrVG
Der Betriebsrat muss technischen Einrichtungen zustimmen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Auf die Absicht kommt es nicht an, die Eignung genügt.
§ 26 BDSG
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Im Arbeitsverhältnis trägt sie in der Regel weiter als eine Einwilligung, weil diese kaum freiwillig erteilt werden kann.
Entgelttransparenz
Die EU-Richtlinie 2023/970 verpflichtet Arbeitgeber zu mehr Offenheit bei Gehältern. Die Umsetzungsfrist lief im Juni 2026 ab, ein deutsches Gesetz steht bislang aus.
Onboarding und Offboarding
Ein- und Austritt als geordneter Ablauf: Vertrag, Unterlagen, Zugänge, Geräte, Schulungen. Beim Austritt zählt vor allem, dass Berechtigungen zuverlässig entzogen werden.
ERP
Enterprise Resource Planning. Ein System, das die kaufmännischen Kernprozesse verbindet: Kunden, Angebote, Aufträge, Lager, Rechnungen, teils Personal. Der Nutzen entsteht nicht durch den Funktionsumfang, sondern dadurch, dass Daten nur einmal erfasst werden.
Schnittstelle (API)
Eine definierte Verbindung, über die zwei Programme Daten austauschen, ohne dass ein Mensch sie überträgt. In Projekten der Posten, der am häufigsten unterschätzt wird.
Cloud
Software, die beim Anbieter betrieben wird und über das Internet genutzt wird. Vorteil: kein eigener Server, Updates und Sicherung inklusive. Nachteil: Abhängigkeit von der Leitung und vom Anbieter.
On-Premise
Der Gegenentwurf zur Cloud: Die Software läuft auf einem Server im eigenen Haus. Volle Kontrolle, dafür auch volle Verantwortung für Sicherung, Updates und Verfügbarkeit.
SaaS
Software as a Service. Nutzung gegen laufende Miete statt Kauf, in der Regel als Cloud-Dienst. Aus einer einmaligen Investition wird ein monatlicher Betriebskostenposten.
Stammdaten
Die dauerhaften Grunddaten eines Unternehmens: Kunden, Lieferanten, Artikel, Beschäftigte. Wenn dieselbe Adresse in vier Systemen steht, ist sie in dreien veraltet.
Migration
Die Überführung von Daten aus einem alten in ein neues System. Der Reflex, alles mitzunehmen, macht das neue System unübersichtlich und das Projekt teuer. Meist reichen Stammdaten und offene Vorgänge.
Auftragsverarbeitung (AVV)
Der Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, den Sie mit jedem Dienstleister brauchen, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet — also mit praktisch jedem Cloud-Anbieter.
Rechte- und Rollenkonzept
Die Festlegung, wer welche Dokumente sehen, ändern oder freigeben darf. Besser über Rollen als über einzelne Personen, sonst ist nach dem dritten Personalwechsel niemand mehr sicher, wer was darf.
Single Sign-on
Eine Anmeldung für mehrere Anwendungen. Erhöht die Sicherheit, weil weniger Passwörter im Umlauf sind, und spart im Alltag spürbar Zeit.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Neben dem Passwort ein zweiter Nachweis, meist ein Code aus einer App. Für Systeme mit Personal- oder Buchhaltungsdaten sollte das nicht verhandelbar sein.
Mandantenfähigkeit
Ein System, in dem mehrere Firmen oder Standorte getrennt voneinander arbeiten, ohne gegenseitigen Einblick. Relevant für Unternehmensgruppen und für Steuerkanzleien.
Insellösung
Eine Anwendung ohne Verbindung zu den übrigen Systemen. Für sich funktioniert sie, erzeugt aber doppelte Datenpflege und Übertragungsfehler.
Backup und Wiederherstellung
Eine Sicherung ist erst dann eine Sicherung, wenn die Rückspielung einmal getestet wurde. Entscheidend sind zwei Zahlen: wie viel Datenverlust und wie viel Ausfallzeit verkraftbar sind.
Rechenzentrum in Deutschland
Der Ort, an dem die Daten tatsächlich liegen. Für viele Betriebe ein Auswahlkriterium. Rechtlich zählt zusätzlich, wer aus welchem Land darauf zugreifen darf.
SLA
Service Level Agreement: die vertraglich zugesicherte Reaktions- und Wiederherstellungszeit im Störungsfall. Ohne konkrete Zahlen ist eine Supportzusage wenig wert.
DATEV-Schnittstelle
Die Übergabe von Buchungsdaten und Belegbildern an die Steuerkanzlei. Ob sie im konkreten Fall existiert, gehört vor den Kauf geklärt, nicht danach.
CSV, XML und JSON
Die gängigen Formate, in denen Systeme Daten austauschen. CSV ist eine einfache Tabelle, XML und JSON können Strukturen abbilden — eine XRechnung etwa ist XML.
Digitalbonus Bayern
Zuschussprogramm des Freistaats für kleine Unternehmen mit Betriebsstätte in Bayern. Fördert bis zu 50 Prozent der Ausgaben, im Standard höchstens 7.500 Euro, im Plus höchstens 30.000 Euro. Läuft bis 31. Dezember 2027.
De-minimis
Eine europäische Obergrenze für staatliche Kleinbeihilfen: höchstens 300.000 Euro innerhalb von drei Jahren, gerechnet über die gesamte Unternehmensgruppe. Wer das übersieht, bekommt bei der Abrechnung Probleme.
Vorhabenbeginn
Der Zeitpunkt, ab dem ein Projekt als begonnen gilt — und damit nicht mehr förderfähig ist. Schon eine rechtsverbindliche Bestellung reicht dafür aus. Der mit Abstand häufigste Ablehnungsgrund.
Zuwendungsfähige Ausgaben
Die Ausgaben, die bei der Förderung angerechnet werden dürfen. Beim Digitalbonus Bayern beginnt die Förderung ab 4.000 Euro solcher Ausgaben.
ELSTER-Unternehmenskonto
Der Zugang, über den Förderanträge und Bescheide beim Digitalbonus laufen. Nur das Unternehmen selbst kann damit beantragen — kein Dienstleister. Ohne gültiges Zertifikat geht der Antrag nicht raus.
Bewilligungsbescheid
Die schriftliche Zusage der Förderstelle. Erst danach darf das Vorhaben in der Regel beginnen. Wer vorher beauftragt, verliert den Anspruch.
Verwendungsnachweis
Der Nachweis nach Projektende, wofür die Mittel verwendet wurden, mit Rechnungen und Zahlungsbelegen. Die Fristen dafür stehen im Bescheid.
Beratungsförderung
Zuschüsse für externe Beratungsleistungen, getrennt von der Förderung der Investition selbst. Beides lässt sich nicht in jedem Programm kombinieren.
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Wie ein DMS im Alltag tatsächlich ankommt — und woran Projekte sonst scheitern.
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Welche Frist wen betrifft, welche Formate gelten und was technisch dahinterhängt.
ÖffnenArbeitszeiterfassung
Was seit dem BAG-Beschluss Pflicht ist und was der Gesetzentwurf vorsieht.
ÖffnenBegriff geklärt — und jetzt?
Dreißig Minuten, kostenlos. Wir sagen Ihnen, was davon für Ihren Betrieb überhaupt relevant ist und in welcher Reihenfolge man es angeht.
