Kosten · ehrlich gerechnet
Was kostet ein Dokumentenmanagement-System?
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an — aber nicht auf das, was Sie vielleicht vermuten. Nicht die Lizenz entscheidet über die Gesamtkosten, sondern wie sauber Sie vorher die Abläufe klären.
Die vier Kostenblöcke
Woraus sich der Preis zusammensetzt
Wer nur die Lizenz vergleicht, vergleicht den kleinsten Posten. Die Unterschiede zwischen Angeboten entstehen fast immer bei Einrichtung und Betreuung.
Lizenz oder Miete
Der Softwareanteil, meist pro Nutzer und Monat oder als einmaliger Kauf. Der Posten, den alle vergleichen — und der am wenigsten über die Gesamtkosten aussagt.
Einrichtung
Ablagestruktur, Suchbegriffe, Berechtigungen, Workflows, Schnittstellen zur Buchhaltung. Hier entsteht der eigentliche Aufwand, und hier entscheidet sich, ob das System benutzt wird.
Schulung
Ein halber Tag für die Mitarbeitende, die täglich damit arbeiten, ist gut investiert. Ohne Schulung wird das teuerste System zum Ablageordner.
Laufender Betrieb
Updates, Sicherung, Ansprechpartner bei Fragen. Bei Cloud-Lösungen oft im Preis enthalten, bei eigenem Server nicht.
Nicht die Software kostet, sondern die Entscheidungen davor: Wer gibt frei? Wie lange wird was aufbewahrt? Was passiert im Urlaub? Wer diese Fragen vor dem Projekt klärt, spart den größten Teil der Einrichtungskosten. Wer sie im Projekt klärt, zahlt sie doppelt.
Größenordnungen
Woran Sie den Aufwand grob abschätzen
Konkrete Zahlen nennen wir erst, wenn wir Ihre Abläufe kennen — alles andere wäre geraten. Diese Faktoren bestimmen die Größenordnung.
| Faktor | Wirkt sich aus auf | Was den Preis treibt |
|---|---|---|
| Anzahl Nutzer | Lizenz | Nicht jeder braucht Vollzugriff. Oft genügen für viele Beschäftigte reine Lesezugriffe. |
| Belegmenge pro Monat | Einrichtung, teils Lizenz | Bei hohen Mengen lohnt sich automatische Erkennung, bei kleinen Mengen nicht. |
| Anzahl Workflows | Einrichtung | Ein Rechnungsfreigabe-Workflow ist Standard. Fünf verschiedene Freigabewege mit Ausnahmen sind es nicht. |
| Schnittstellen | Einrichtung | Eine saubere Anbindung an Buchhaltung oder Warenwirtschaft ist der häufigste Einzelposten. |
| Altbestände | Projekt | Rückwirkendes Scannen ist teuer und selten nötig. Meist reicht ein Stichtag. |
| Cloud oder eigener Server | Betrieb | Cloud verlagert Betriebskosten in die Miete. Eigener Server heißt eigene Verantwortung für Sicherung und Updates. |
Gegenrechnung
Was es kostet, nichts zu tun
Die Frage ist selten, ob ein DMS Geld kostet. Sie ist, ob die heutige Ablage mehr kostet.
Zehn Minuten Suchen pro Vorgang
Bei zwanzig Suchvorgängen die Woche sind das über drei Stunden — jede Woche, in bezahlter Arbeitszeit.
So lösen wir das: Volltextsuche macht daraus Sekunden. Diesen einen Punkt kann man ziemlich genau durchrechnen, und er trägt oft schon die halbe Investition.Verpasste Skontofristen
Wenn Rechnungen in Umlaufmappen liegen bleiben, verfällt Skonto. Zwei Prozent auf einen fünfstelligen Betrag summieren sich schnell.
So lösen wir das: Digitale Freigabe mit Fristenüberwachung. Jeder sieht, was bei ihm liegt, und das System erinnert rechtzeitig.Eine Betriebsprüfung ohne Verfahrensdokumentation
Der Aufwand, im Nachhinein alles zusammenzusuchen, geht schnell in Wochen — plus das Risiko einer Schätzung.
So lösen wir das: Belege und Datenexport auf Knopfdruck, Verfahrensdokumentation liegt vor. Die Prüfung kostet Tage statt Wochen.Wissen, das an einer Person hängt
Fällt die Person aus, steht der Vorgang. Das ist kein Softwareproblem, wird durch ein System aber deutlich entschärft.
So lösen wir das: Struktur, Zuständigkeiten und Vertretungen sind hinterlegt statt bekannt.Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Warum steht hier keine Preisliste?
Weil eine Preisliste ohne Kenntnis Ihrer Abläufe eine Zahl wäre, die nachher nicht stimmt. Wir nennen Ihnen nach einem dreißigminütigen Gespräch eine belastbare Größenordnung — und die halten wir dann auch.
Gibt es einen Einstieg für kleine Betriebe?
Ja. Der übliche Einstieg ist der Rechnungseingang für eine überschaubare Nutzerzahl. Das ist deutlich günstiger als eine Komplettlösung und zeigt den Nutzen schnell.
Lohnt sich das ab wie vielen Mitarbeitern?
Es gibt keine Schwelle, ab der es sich automatisch lohnt. Entscheidend ist die Belegmenge und wie viel Zeit heute mit Suchen und Weiterreichen vergeht. Bei fünf Personen mit viel Papier lohnt es sich eher als bei zwanzig Personen mit wenig.
Kann Förderung die Kosten senken?
Ja, deutlich. In Bayern fördert der Digitalbonus bis zu 50 Prozent, im Standard bis 7.500 Euro. Bundesweit kommt der ERP-Förderkredit der KfW in Frage. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst beantragen, dann beauftragen. Unser Förder-Check ordnet das ein.
Was kostet die Beratung bei Ihnen?
Das Erstgespräch nichts. Wir rechnen erst ab, wenn wir tatsächlich etwas umsetzen.
Lassen Sie es uns einmal durchrechnen
Dreißig Minuten, kostenlos. Danach wissen Sie, in welcher Größenordnung sich das bewegt, ob Förderung in Frage kommt und womit man anfangen sollte.
