Arbeitszeiterfassung · Rechtsstand September 2026
Arbeitszeiterfassung: Was heute Pflicht ist — und was noch kommt
Die Erfassungspflicht gilt bereits, seit das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden hat. Elektronisch ist noch nicht vorgeschrieben, steht aber im Gesetzentwurf. Wer jetzt sauber aufstellt, muss später nicht hetzen.
Der Rechtsstand
Was heute schon gilt
Hier wird viel durcheinandergebracht. Die Trennlinie verläuft zwischen der Pflicht zu erfassen — die besteht — und der Pflicht, elektronisch zu erfassen, die noch nicht besteht.
| Frage | Antwort | Grundlage |
|---|---|---|
| Müssen wir Arbeitszeit überhaupt erfassen? | Ja. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, für alle Beschäftigten. | BAG, Beschluss vom 13.09.2022, hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG |
| Muss das elektronisch sein? | Nein, derzeit nicht. Handschriftliche Listen oder Excel sind formal zulässig, solange Beginn, Ende und Pausen erfasst werden. | Kein Gesetz schreibt aktuell die elektronische Form vor |
| Dürfen die Beschäftigten selbst eintragen? | Ja, die Aufzeichnung kann delegiert werden. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. | BAG a. a. O. |
| Was droht bei Verstoß? | Kein unmittelbares Bußgeld allein wegen fehlender Erfassung. Die Aufsichtsbehörde kann aber eine Anordnung erlassen; ein Verstoß dagegen kann mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden. | § 25 ArbSchG |
| Wer ist ausgenommen? | Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG. | BetrVG |
| Und die Gesetzesreform? | Ein Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht die elektronische Aufzeichnung als Grundsatz vor, mit gestaffelten Übergangsfristen. Er ist noch nicht in Kraft. | Referentenentwurf, Stand Juni 2026 — Änderungen im Verfahren möglich |
Der Gesetzentwurf ist ein Entwurf, kein geltendes Recht. Geplant sind unter anderem Übergangsfristen nach Betriebsgröße und eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form für sehr kleine Betriebe. Wir sagen Ihnen im Gespräch, was davon gesichert ist und was nicht — und wir behaupten nicht, den Ausgang zu kennen.
Aus der Praxis
Warum Excel irgendwann nicht mehr trägt
Unsere Mitarbeitende tragen ihre Zeiten in Excel ein.
Excel erfüllt die Erfassungspflicht formal, ist aber nachträglich änderbar, prüft keine Ruhezeiten und liefert keine belastbare Historie. Im Streitfall ist das schwach.
So lösen wir das: Erfassung über Terminal, App oder Browser, mit automatischer Prüfung von Pausen und Höchstarbeitszeiten und einer Auswertung, die man vorlegen kann.Am Monatsende sitzt jemand drei Tage an der Abrechnung.
Zettel einsammeln, abtippen, Rückfragen klären. Das ist gut bezahlte Zeit für eine Tätigkeit, die niemand braucht.
So lösen wir das: Zeiten fließen direkt in die Lohnabrechnung. Aus drei Tagen werden ein paar Stunden Kontrolle.Wir wissen nicht, wer wie viele Überstunden hat.
Solange die Zahlen erst am Monatsende entstehen, kann niemand gegensteuern. Das fällt auf, wenn ein Konto plötzlich dreistellig ist.
So lösen wir das: Laufende Konten für Überstunden und Urlaub, sichtbar für Führungskraft und Beschäftigte. Steuern statt nachrechnen.Bei uns arbeiten viele im Außendienst oder mobil.
Ein Terminal an der Werkstattür hilft dann wenig, und Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht von der Erfassungspflicht.
So lösen wir das: Erfassung per App mit den Regeln, die Sie festlegen. Auch Vertrauensarbeitszeit lässt sich so abbilden, dass sie dokumentiert ist.Was wir einrichten
Zeiterfassung, die zum Betrieb passt
Ob Terminal, App oder Browser hängt daran, wie und wo gearbeitet wird. Das klären wir vor der Auswahl, nicht danach.
Erfassung
Terminal mit Karte oder Chip, App fürs Handy, Browser am Arbeitsplatz. Auch kombiniert, je nach Bereich.
Automatische Prüfung
Pausen, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten werden laufend geprüft. Verstöße fallen auf, bevor sie zur Gewohnheit werden.
Konten und Auswertung
Überstunden, Urlaub, Krankheit und Projektzeiten auf einen Blick — für die Führungskraft und für die Beschäftigten selbst.
Übergabe an die Lohnabrechnung
Saubere Schnittstelle zu Ihrer Abrechnung oder zum Steuerbüro. Keine doppelte Erfassung.
Zutritt mit demselben Ausweis
Wo es sinnvoll ist, lässt sich dieselbe Karte für Türen und Zeiterfassung nutzen.
Datenschutz sauber geregelt
Wer darf welche Daten sehen, wie lange werden sie aufbewahrt, was steht in der Betriebsvereinbarung. Wir liefern die Vorlagen dafür.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Brauchen wir eine Betriebsvereinbarung?
Wenn ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung eines Zeiterfassungssystems mitbestimmungspflichtig. Ohne Betriebsrat empfiehlt sich trotzdem eine schriftliche Regelung, wer welche Daten sieht und wie lange sie aufbewahrt werden. Vorlagen dafür bringen wir mit.
Geht Vertrauensarbeitszeit weiterhin?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass die Lage der Arbeitszeit frei ist — nicht, dass nicht erfasst werden muss. Auch der Gesetzentwurf sieht vor, dass Vertrauensarbeitszeit möglich bleibt.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Nach geltendem Arbeitszeitgesetz sind Aufzeichnungen über die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Der Referentenentwurf sieht eine generelle Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren vor.
Wir haben 8 Beschäftigte. Lohnt sich ein System?
Rechnen wir gemeinsam. Bei acht Personen geht es weniger um gesparte Stunden als um Nachweisfähigkeit und darum, dass am Monatsende niemand mehr Zettel abtippt. Wenn es sich nicht lohnt, sagen wir das.
Was ist, wenn das Gesetz anders kommt als erwartet?
Genau deshalb bauen wir so, dass die Erfassung schon heute die Anforderungen des Entwurfs erfüllt. Kommt es milder, haben Sie trotzdem saubere Zahlen. Kommt es strenger, müssen Sie nicht in Eile umstellen.
Wo stehen wir denn überhaupt?
Der Gesetzes-Check beantwortet das in vier Minuten — für Arbeitszeit, E-Rechnung und GoBD zusammen.
Quellen und Stand: BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 · IHK Rhein-Neckar zur Arbeitszeiterfassung
Einmal sauber aufstellen, statt zweimal umstellen
Dreißig Minuten, kostenlos. Wir sehen uns an, wie bei Ihnen erfasst wird, und sagen Ihnen, was heute schon nötig ist und was warten kann.
