Der klassische Rechnungseingang – ein Zeitfresser

Rechnung kommt per Post oder E-Mail, wird ausgedruckt oder abgespeichert, händisch mit Kontierungsstempel versehen, zur Prüfung weitergereicht, schließlich verbucht. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch immer weitgehend manuell – mit entsprechendem Zeitaufwand und Fehlerpotenzial.

Was OCR-Texterkennung leistet

Optical Character Recognition (OCR) liest Rechnungsdaten automatisch aus eingehenden Dokumenten aus – Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Lieferant, Fälligkeitsdatum. Statt diese Angaben von Hand zu übertragen, übernimmt das System die Ersterfassung, Mitarbeitende prüfen nur noch das Ergebnis.

So verändert sich der Ablauf

• Eingang: Rechnungen landen automatisch im DMS, unabhängig davon, ob sie per E-Mail, Scan oder E-Rechnung eingehen.
• Erfassung: OCR liest die relevanten Daten aus, das System schlägt eine Kontierung anhand hinterlegter Regeln vor.
• Freigabe: Ein digitaler Workflow leitet die Rechnung automatisch an die zuständige Person weiter – inklusive Erinnerung, falls eine Freigabe zu lange aussteht.
• Archivierung: Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch GoBD-konform archiviert, ohne zusätzlichen manuellen Schritt.

Weniger Fehler, mehr Tempo

Manuelle Erfassung ist fehleranfällig – vertauschte Ziffern bei IBAN oder Betrag können teuer werden. Automatisierte Datenübernahme reduziert dieses Risiko erheblich, und Rechnungen werden schneller freigegeben, was wiederum hilft, Skontofristen einzuhalten.

Wie BES Software das umsetzt

Mit DocuWare von BES Software lässt sich der gesamte Rechnungseingangsprozess automatisieren: von der Texterkennung über die regelbasierte Kontierung bis zum digitalen Freigabe-Workflow und der revisionssicheren Archivierung – abgestimmt auf die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen, nicht als starres Standardformular.

Fazit

Automatisierter Rechnungseingang ist eines der Projekte mit dem schnellsten spürbaren Effekt in der Digitalisierung: weniger Tipparbeit, schnellere Freigaben, sauberere Zahlen – bei überschaubarem Umstellungsaufwand.