E-Rechnung · Stand September 2026
E-Rechnungspflicht: Was heute gilt und was bis 2028 kommt
Empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Beim Versand läuft die Frist gestaffelt aus. Hier steht, was das für Ihr Unternehmen konkret bedeutet.
Der Fahrplan
Welche Frist wen betrifft
Die Empfangspflicht ist längst da. Beim Versand entscheidet Ihr Vorjahresumsatz, ob Sie 2027 oder 2028 dran sind.
E-Rechnungen empfangen — ausnahmslos
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ein E-Mail-Postfach genügt technisch, löst aber die Archivierungsfrage nicht.
Beim Versand noch freie Wahl
Papier und PDF sind weiter zulässig. Das ist der Stand, in dem wir gerade sind — und das Zeitfenster, in dem eine Umstellung ohne Druck möglich ist.
Versandpflicht ab 800.000 Euro Umsatz
Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen. Darunter bleibt es ein Jahr länger bei der Wahlfreiheit. EDI-Verfahren sind für alle noch bis Ende 2027 zulässig.
Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze
Ausstellen müssen dann alle, vollständig nach EN 16931. Ausgenommen bleiben unter anderem B2C, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Ein einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung". Als E-Rechnung zählen Formate nach EN 16931 — etwa XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Hybridformaten ist der strukturierte XML-Datensatz das Original, nicht die PDF-Ansicht.
In der Praxis
Was im Alltag danebengeht
Technisch ist die E-Rechnung kein großes Thema. Die Probleme entstehen an den Rändern — beim Archivieren und beim Prüfen.
Wir bekommen schon XML-Rechnungen, aber keiner weiß, was man damit macht.
Das Postfach nimmt sie an, gelesen wird trotzdem das beigefügte PDF. Der strukturierte Datensatz — also das eigentliche Original — landet nirgends.
So lösen wir das: Eingang automatisieren: XML auslesen, Werte in die Buchhaltung übergeben, Datensatz unverändert archivieren. Der Mensch prüft nur noch, statt abzutippen.Wir drucken die E-Rechnungen aus und legen sie ab.
Damit ist die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck.
So lösen wir das: Revisionssichere Ablage des XML-Originals mit Änderungsprotokoll und hinterlegten Fristen. Der Ausdruck darf bleiben, ersetzt aber nichts.Unser Kunde verlangt XRechnung, wir können nur PDF.
Im öffentlichen Auftragswesen ist XRechnung längst Voraussetzung, und immer mehr große Kunden verlangen sie auch privatwirtschaftlich.
So lösen wir das: Ausgangsrechnungen auf ein EN-16931-Format umstellen — meist direkt aus Ihrer vorhandenen Software heraus, ohne Systemwechsel.Wir wissen nicht, ob wir über oder unter 800.000 Euro liegen.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Bei mehreren Gesellschaften lohnt der genaue Blick.
So lösen wir das: Wir klären die Einordnung im Gespräch und legen den Umstellungszeitpunkt so, dass Sie nicht auf den letzten Drücker umstellen müssen.Umsetzung
Was wir dafür einrichten
Rechnungseingang
XRechnung und ZUGFeRD werden automatisch erkannt, ausgelesen und den Vorgängen zugeordnet. Kein Abtippen mehr.
Prüfung und Freigabe
Sachliche und rechnerische Prüfung als digitaler Workflow. Jeder sieht, was bei ihm liegt — Skontofristen bleiben eingehalten.
Ausgangsrechnungen
Versand im strukturierten Format aus Ihrer bestehenden Software heraus, inklusive Übermittlungsweg zum Kunden.
Archivierung
Der XML-Datensatz wird unveränderbar aufbewahrt, mit Protokoll und automatischer Fristenverwaltung.
Übergabe an die Buchhaltung
Saubere Schnittstelle zu Ihrer Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater, damit die Daten nicht zweimal erfasst werden.
Nachweisführung
Verfahrensdokumentation und Datenexport für die Betriebsprüfung — der Punkt, an dem es sonst hakt.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Reicht ein E-Mail-Postfach, um die Empfangspflicht zu erfüllen?
Technisch ja — die Pflicht lautet, E-Rechnungen entgegennehmen zu können. Damit ist aber weder die revisionssichere Aufbewahrung des Datensatzes gelöst noch die Weiterverarbeitung. Genau dort entsteht die Arbeit.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgenommen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Was ist mit Rechnungen unter 250 Euro?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, ebenso Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze sowie sämtliche B2C-Umsätze.
Müssen wir unsere Software wechseln?
In den meisten Fällen nicht. Viele Systeme können E-Rechnung bereits oder über ein Modul. Wir schauen zuerst, was Ihre vorhandene Software kann, bevor irgendetwas Neues gekauft wird.
Ist das hier eine Rechtsberatung?
Nein. Wir setzen die technische Seite um und erklären, was die Fristen praktisch bedeuten. Die verbindliche steuerrechtliche Beurteilung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrem Steuerberater.
Wie finden wir heraus, wo wir stehen?
In vier Minuten über unseren Gesetzes-Check. Er prüft E-Rechnung, GoBD und Arbeitszeiterfassung und zeigt sofort, wo Lücken sind — ohne dass Sie vorher Daten eingeben müssen.
Quellen und Stand: BMF-FAQ zur E-Rechnung · BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Wo stehen Sie gerade?
Vier Minuten für den Gesetzes-Check, oder dreißig Minuten im Gespräch. Wir sagen Ihnen ehrlich, was drängt und was Zeit hat.
