Produkt · Dokumentenmanagement
DocuWare — und eine Demo, in der Sie es selbst ausprobieren
Wir setzen DocuWare seit Jahren in Mittelstandsprojekten ein: Eingangsrechnungen, Verträge, Personalunterlagen. Bevor Sie mit uns darüber reden, können Sie den Rechnungseingang in einer echten Demo-Umgebung durchklicken — ohne Anmeldung und ohne dass wir davon erfahren.
Zuerst das Wichtigste
Probieren Sie es aus, bevor wir reden
Die meisten Anbieter zeigen Ihnen ein Video oder eine geführte Präsentation. Uns ist lieber, Sie klicken selbst: In der Demo-Umgebung geht eine Eingangsrechnung den kompletten Weg — ankommen, zuordnen, freigeben, ablegen. Sie sehen dabei genau die Oberfläche, mit der Ihre Buchhaltung später arbeiten würde.
Den Rechnungseingang: automatische Erkennung von Lieferant, Betrag und Nummer, Weiterleitung an die Freigabe, Ablage im Archiv. Das ist der Prozess, mit dem wir in den meisten Projekten anfangen, weil er das meiste Geld spart.
Was wir hören
Drei Sätze, bevor ein Projekt beginnt
Wir haben schon ein Laufwerk, auf dem alles liegt.
Ein Netzlaufwerk ist eine Ablage, kein Archiv. Dateien lassen sich überschreiben, Umbenennen zerstört die Ordnung, und wer nach einem Beleg von 2021 sucht, sucht wirklich.
So lösen wir das: Revisionssichere Ablage mit Protokoll: Was einmal drin ist, bleibt nachvollziehbar. Gesucht wird im Volltext, auch über gescannte Seiten.Bei uns gibt jeder alles frei, wie es gerade passt.
Solange alle da sind, funktioniert das. Der Urlaubsfall ist der Test — und die Rechnung, die zwei Wochen liegen bleibt, kostet Skonto.
So lösen wir das: Freigabewege mit Betragsgrenzen, Vertretung und Eskalation. Wenn jemand fehlt, läuft der Beleg trotzdem weiter.Wir wollen uns nicht auf ein System festlegen.
Eine berechtigte Sorge. Die entscheidende Frage ist nicht, wie gut ein System ist, sondern wie Sie wieder herauskommen.
So lösen wir das: DocuWare exportiert Dokumente samt Metadaten in offenen Formaten. Fragen Sie uns konkret danach — die Frage steht nicht ohne Grund auf unserer DMS-Checkliste.Was DocuWare im Alltag macht
Vier Dinge, die spürbar sind
Finden statt suchen
Volltextsuche über alle Dokumente, auch über eingescannte Seiten. Gesucht wird nach Lieferant, Betrag, Datum oder einfach nach einem Wort im Text.
Freigaben, die nicht stehen bleiben
Betragsgrenzen, Vier-Augen-Prinzip, Vertretung bei Abwesenheit. Der Status ist jederzeit sichtbar, niemand muss nachfragen, wo etwas liegt.
Aufbewahrung, die einer Prüfung standhält
Unveränderbare Ablage mit Protokollierung, Aufbewahrungsfristen pro Dokumentenart, Export für die Betriebsprüfung.
Cloud oder eigener Server
Beides möglich. Was in Ihrem Fall sinnvoller ist, hängt von Ihrer IT und Ihren Vorgaben ab — wir rechnen es mit Ihnen durch.
Wie wir vorgehen
Vier Schritte bis zum ersten produktiven Prozess
Demo selbst durchklicken
Kostenlos, ohne Anmeldung. Danach wissen Sie, ob Ihnen die Oberfläche liegt — und das ist mehr wert als jede Funktionsliste.
Test mit Ihren eigenen Belegen
Wir lassen die Erkennung an zwanzig echten Rechnungen aus Ihrem Posteingang laufen. Sie sehen die Trefferquote, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Prozess produktiv
Meist der Rechnungseingang. Nach vier bis sechs Wochen läuft er, mit echten Belegen und Ihren Freigabewegen.
Erweitern, wenn es trägt
Verträge, Personalakte, Projektunterlagen. Die Struktur steht dann schon, das geht deutlich schneller als der erste Schritt.
Zum Hersteller
Was DocuWare über sich sagt
Die folgenden Zahlen stammen vom Hersteller, nicht von uns: DocuWare gibt mehr als 18.000 Kunden und rund 500.000 Anwender in über 70 Ländern an, die Software ist in 16 Sprachen und wahlweise als Cloud- oder On-Premises-Lösung verfügbar. Wir geben das wieder, weil es häufig gefragt wird — für Ihre Entscheidung ist es allerdings ziemlich unerheblich. Wichtiger ist, ob der Rechnungseingang bei Ihnen danach schneller läuft.
Häufige Fragen
Was uns am häufigsten gefragt wird
Was kostet DocuWare?
Das hängt vor allem an der Zahl der Nutzer und am Belegvolumen. Wir veröffentlichen Größenordnungen auf Was kostet ein DMS — fast kein Anbieter in diesem Markt tut das. Belastbar wird eine Zahl, sobald wir wissen, wie viele Belege bei Ihnen monatlich anfallen.
Brauchen wir dafür ein neues ERP?
Nein. DocuWare legt sich neben Ihr vorhandenes System, nicht an dessen Stelle. In den meisten Fällen binden wir es über eine bestehende Schnittstelle an: Der Auftrag bleibt im ERP, die Belege dazu liegen im Archiv und sind von dort aufrufbar.
Müssen wir alle alten Akten scannen?
Nein, und wir raten meist davon ab. Fangen Sie mit dem laufenden Geschäft an. Altbestände digitalisieren Sie nur dort, wo sie tatsächlich noch gebraucht werden — alles auf einmal zu scannen ist teuer und bringt im ersten Jahr am wenigsten.
Ist das GoBD-konform?
Die Software erfüllt die technischen Anforderungen an unveränderbare Aufbewahrung. GoBD-konform wird aber nicht die Software, sondern Ihr Verfahren — dazu gehört eine Verfahrensdokumentation. Die Punkte stehen auf unserer GoBD-Checkliste.
Und wenn wir uns gegen DocuWare entscheiden?
Dann ist das ein völlig normaler Ausgang. Wir schauen uns im Erstgespräch an, was Sie brauchen, und sagen Ihnen auch, wenn ein Dokumentenmanagement bei Ihrer Belegmenge noch nicht sinnvoll ist.
Erst klicken, dann reden
Schauen Sie sich die Demo an. Wenn Sie danach Fragen haben, nehmen wir uns dreißig Minuten — kostenlos und ohne Vorführung, die Demo haben Sie ja dann schon gesehen.
