Die Personalakte im digitalen Wandel

Personalakten in Aktenordnern sind in vielen mittelständischen Unternehmen noch immer Alltag – dabei bringt eine digitale Personalakte handfeste Vorteile: schneller Zugriff, weniger Papier, klar geregelte Berechtigungen. Wer sie einführt, muss allerdings einige rechtliche Rahmenbedingungen beachten.

Was in eine Personalakte gehört – und was nicht

Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Abmahnungen: Die Personalakte bündelt sämtliche personenbezogenen Unterlagen eines Arbeitsverhältnisses. Gerade weil hier besonders sensible Daten zusammenkommen, gilt für die digitale Personalakte ein strenger DSGVO-Maßstab.

Zentrale Anforderungen an ein digitales System

• Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen (i. d. R. HR und die jeweilige Führungskraft) dürfen auf eine Akte zugreifen – granular und nachvollziehbar protokolliert.
• Löschkonzept: Nicht jede Unterlage darf unbegrenzt aufbewahrt werden. Abmahnungen etwa verlieren nach einer gewissen Zeit ihre Relevanz und sollten entfernt werden, wenn kein sachlicher Grund mehr besteht.
• Auskunftsrecht: Mitarbeitende haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, Einsicht in ihre eigenen Daten zu erhalten – ein digitales System muss diese Auskunft zügig ermöglichen können.
• Revisionssicherheit: Änderungen an der Akte müssen nachvollziehbar sein, ähnlich wie bei der GoBD-Anforderung für Finanzbelege.

Wie moderne HR-Software das umsetzt

Mit Personalwesen-Software von BES Software lässt sich die digitale Personalakte rollenbasiert aufbauen: Die Personalabteilung sieht alles, die Führungskraft nur die für sie relevanten Ausschnitte, und Mitarbeitende selbst erhalten über ein Self-Service-Portal Einblick in ihre eigenen Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsübersichten – ohne dass HR für jede Kleinigkeit angefragt werden muss.

Der Umstieg in der Praxis

Der größte Aufwand liegt selten im System selbst, sondern in der sauberen Digitalisierung des Altbestands. Ein strukturierter Übergang – etwa nach Eintrittsdatum gestaffelt statt aller Akten auf einmal – reduziert den Aufwand und lässt sich gut in den laufenden Betrieb einplanen.

Fazit

Die digitale Personalakte ist mehr als eine technische Ablage – richtig aufgesetzt, ist sie ein Baustein für rechtssichere, transparente und effiziente Personalarbeit im Mittelstand.