Zehn Jahre – eine lange Zeit für digitale Daten

Rechnungen, Buchungsbelege und weitere steuerlich relevante Unterlagen müssen in Deutschland zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt unabhängig davon, ob ein Beleg auf Papier oder digital vorliegt. Für digitale Dokumente kommt jedoch eine zusätzliche Anforderung hinzu: Sie müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) genügen.

Was GoBD konkret verlangt

• Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar protokolliert wird.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss sich lückenlos zu ihrem Beleg zurückverfolgen lassen und umgekehrt.
• Vollständigkeit: Es dürfen keine Belege „verloren gehen“ – auch nicht in privaten E-Mail-Postfächern einzelner Mitarbeitender.
• Verfügbarkeit: Bei einer Betriebsprüfung müssen Belege zeitnah und in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden können.

Warum das viele Unternehmen unterschätzen

Ein häufiger Irrtum: „Wir speichern doch alles auf dem Server – das reicht.“ Ein normaler Dateiordner erfüllt die GoBD-Anforderungen in aller Regel nicht, weil Dateien dort verschoben, umbenannt oder überschrieben werden können, ohne dass dies dokumentiert wird. Genau das verlangt die GoBD aber: eine lückenlose, manipulationssichere Historie.

Wie ein Dokumentenmanagementsystem hilft

Ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare bei BES Software übernimmt die GoBD-Anforderungen strukturell: Dokumente werden revisionssicher abgelegt, Änderungen protokolliert, Zugriffsrechte klar geregelt, und die Volltextsuche macht Belege bei einer Prüfung in Sekunden statt Stunden auffindbar. Die Aufbewahrungsfrist läuft dabei automatisch mit, ohne dass jemand manuell nachhalten muss, welcher Beleg wann gelöscht werden darf.

Praxisfall: die Betriebsprüfung

Gerade bei einer angekündigten Betriebsprüfung zeigt sich, ob die Archivierung wirklich funktioniert. Prüfer verlangen heute zunehmend den digitalen Datenzugriff (GDPdU/GoBD) statt Aktenordnern. Unternehmen mit einem sauber geführten DMS können Anfragen innerhalb von Minuten beantworten – ein handfester Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen, die erst mühsam Ordner durchsuchen müssen.

Fazit

GoBD-konforme Archivierung ist keine Kür, sondern Pflicht – und sie lässt sich mit dem richtigen System nahezu unbemerkt in den Arbeitsalltag integrieren, statt als jährliche Sonderaktion vor der Steuererklärung anzufallen.