Zwei Formate, ein Ziel

Sobald die E-Rechnungspflicht zum Thema wird, taucht schnell die Frage auf: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind damit rechtlich gleichwertig zulässig. Der Unterschied liegt in der Struktur – und damit darin, wie gut sie zu Ihren bestehenden Abläufen passen.

XRechnung: reines XML

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Ein Mensch kann die Datei nicht einfach öffnen und lesen – sie ist ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht. Ursprünglich für Rechnungen an Behörden entwickelt, ist XRechnung heute im gesamten B2B-Bereich zulässig. Der Vorteil: maximale Automatisierbarkeit, sauberes Einlesen in ERP- und Buchhaltungssysteme, keine Redundanzen.

ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten in derselben Datei. Für den Empfänger heißt das: Wer die Rechnung von Hand prüfen möchte, öffnet einfach das PDF wie gewohnt. Wer sie automatisiert verarbeiten will, liest das eingebettete XML aus. Das macht ZUGFeRD besonders praktisch für den Übergang, wenn nicht alle Geschäftspartner gleich weit in der Digitalisierung sind.

Welches Format passt zu wem?

• Viele Rechnungsempfänger mit vollautomatisierten ERP-Prozessen: XRechnung spielt seine Stärken aus, da keine PDF-Hülle mitgeschleppt werden muss.
• Gemischter Kundenkreis, teils noch manuell arbeitend: ZUGFeRD bietet die komfortablere Übergangslösung, weil die Rechnung für Menschen weiterhin lesbar bleibt.
• Öffentliche Auftraggeber: Hier ist XRechnung häufig ohnehin vorgeschrieben.

Format ist nur die halbe Miete

Unabhängig vom gewählten Format entscheidet am Ende der Prozess darum, ob die Umstellung gelingt: Wie wird die Rechnung erzeugt, geprüft, archiviert? Mit E-Rechnung von BES Software lassen sich beide Formate im laufenden Betrieb verarbeiten, ohne dass Sie sich vorab für alle Zeit festlegen müssen – gerade in der Übergangsphase bis 2028 ein wichtiger Vorteil.

Praktischer Rat

Sprechen Sie mit Ihren größten Rechnungsempfängern, welches Format diese bevorzugt automatisiert verarbeiten. In vielen Fällen ist die pragmatischste Lösung ohnehin, beide Formate zu unterstützen und situativ zu entscheiden – so bleiben Sie flexibel, egal wie sich Ihre Geschäftspartner digital weiterentwickeln.