Die E-Rechnung wird zur Pflicht – in drei Stufen

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Geschäft beschlossen. Für viele Unternehmen klingt das nach einem fernen Termin – tatsächlich läuft die Umstellung längst und die nächsten beiden Stufen betreffen fast jedes Unternehmen im Mittelstand.

Die drei Stichtage im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Vorrang der Papierrechnung ist entfallen.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im strukturierten Format versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand gilt ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wer glaubt, mit dem Empfang bereits „fertig“ zu sein, unterschätzt den Aufwand der Versandpflicht: Rechnungen müssen künftig als strukturierte XML-Daten erzeugt, geprüft und archiviert werden – ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus.

Was „strukturiert“ konkret bedeutet

Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem XRechnung (reines XML, ursprünglich aus dem öffentlichen Auftragswesen) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML). Beide Formate lassen sich maschinell auslesen, validieren und automatisch verbuchen.

Wo der eigentliche Aufwand liegt

Die reine Formatumstellung ist meist der kleinere Teil der Arbeit. Größer ist die Frage, wie E-Rechnungen in bestehende Prozesse einlaufen: Wer prüft sie, wer gibt sie frei, wie werden sie archiviert, und wie verhindern Sie, dass am Jahresende doch wieder Rechnungen in E-Mail-Postfächern verschwinden? Genau hier setzt eine Lösung wie E-Rechnung von BES Software an: Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe-Workflow und GoBD-konforme Archivierung greifen ineinander, statt als isolierte Excel- oder E-Mail-Prozesse nebeneinander zu existieren.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

• Prüfen Sie, ob Ihr Vorjahresumsatz über oder unter der 800.000-Euro-Grenze liegt – das bestimmt, ob Sie 2027 oder erst 2028 zum Versand verpflichtet sind.
• Klären Sie mit Ihrem Steuerbüro und Ihrer Buchhaltungssoftware, ob XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden kann.
• Bauen Sie den Freigabe-Workflow schon jetzt digital auf, statt ihn erst kurz vor dem Stichtag umzustellen.
• Denken Sie die Archivierung von Anfang an GoBD-konform mit – nachträglich ist das deutlich aufwendiger.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist kein IT-Nebenprojekt, sondern verändert, wie Rechnungen im Unternehmen entstehen, geprüft und aufbewahrt werden. Wer frühzeitig startet, vermeidet Hektik kurz vor 2027 und 2028 – und gewinnt nebenbei einen effizienteren Rechnungsprozess.